Dewitt
Tout type de lettre commerciale doit être rédigé selon le format formel de la lettre commerciale. Commencez par écrire votre nom et votre adresse, ou le nom et l'adresse de votre entreprise, dans le coin supérieur droit et le nom et l'adresse de la personne à qui vous écrivez ci-dessous mais sur le côté gauche avec la date.
Le premier paragraphe doit être positif envers la personne que vous écrivez. En effet, vous souhaiterez peut-être faire affaire avec eux à l'avenir, vous devez donc faire de votre mieux pour maintenir une relation positive. Vous pensez peut-être que cela n'a pas d'importance au moment de la rédaction de la lettre, mais vous devez toujours envisager l'avenir en affaires. Tout type d'entreprise est extrêmement compétitif et constitue une industrie où les personnes et les entreprises changent et s'adaptent rapidement. Avoir des contacts avec le plus de personnes possible ne peut que profiter à votre entreprise.
Dans le deuxième paragraphe, vous devez indiquer les raisons de tout ce qui a conduit à l'aspect négatif de la lettre. Ils peuvent ne pas avoir réussi à obtenir un contrat, ils peuvent ne pas avoir réussi un entretien qui pourrait mener à un emploi ou ils peuvent être licenciés. Quelle que soit la raison de la lettre négative, assurez-vous d'être direct dans votre description. Vous n'avez pas besoin de vous excuser car il y aura une raison valable pour la lettre, mais vous devez donner une description complète de vos raisons. Certains de vos raisonnements devront peut-être être étayés par des preuves, alors incluez-les si vous le jugez nécessaire.
Vous devriez terminer la lettre sur une autre note positive, en vous rappelant encore une fois que vous ne savez pas ce que l'avenir vous réserve, il est donc préférable de rester en bons termes avec la personne à qui vous envoyez la lettre au cas où elle pourrait vous aider à l'avenir.
Zackery
Comme vous n'avez pas mentionné l'objet de l'entreprise ou du contrat, je structure la lettre pour vous, j'espère que cela pourra vous aider.
Rédigez d'abord le paragraphe d'ouverture en louant le service du client ou la relation à long terme entre vous et le client.
Ensuite, donnez les raisons des nouvelles négatives, puis venez aux mauvaises nouvelles et dites-leur qu'il y a un retard dans la production du widget.
Après tout le raisonnement et les mauvaises nouvelles, fermez la lettre avec une note positive comme si nous chercherions un futur contrat ou ainsi de suite, mais ne promettons jamais rien qui ne puisse être tenu.