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Dans les cas où un traitement injuste a été commis, une lettre d'appel peut aider à rectifier la situation. Une lettre d'appel vous permet d'exposer votre version de l'histoire en utilisant des faits pour soutenir votre cause et convaincre le lecteur de reconsidérer votre cas. Une lettre d'appel sur papier doit être rédigée au format lettre commerciale, tandis qu'un e-mail doit être envoyé dans le même format mais sans l'en-tête, comme votre adresse de retour, leur adresse et la date, etc.
Le premier paragraphe doit vous présenter et expliquer pourquoi vous écrivez la lettre. Bien que cela puisse être difficile, assurez-vous de garder votre ton et vos émotions sous contrôle afin de pouvoir montrer que vous pouvez présenter un point de vue objectif. Gardez le premier paragraphe aussi concis et clair que possible afin que le lecteur puisse immédiatement comprendre son urgence. Si vous avez un nom de contact, adressez-lui la lettre, sinon "Cher Monsieur ou Madame" suffira.
Le paragraphe suivant doit raconter le récit de ce qui s'est passé et pourquoi votre appel doit être accueilli. Incluez tous les faits nécessaires afin de légitimer votre cas. Vous pouvez commencer par vous référer à la correspondance que vous pourriez avoir depuis le processus jusqu'à ce jour. Indiquez également les heures et les dates précises auxquelles des événements particuliers se sont produits. Pour rendre votre lettre plus conviviale, utilisez des puces à chaque fois que vous devez énumérer. Après cela, reportez-vous aux témoignages de personnes liées à votre cas, aux transcriptions des dossiers et aux certificats, si nécessaire. Assurez-vous de couvrir toutes les bases nécessaires pour plaider votre cause.
La dernière partie devrait résumer tout ce que vous avez indiqué ci-dessus. Répétez les points nécessaires qui doivent être élucidés. Incluez également les coordonnées et l'endroit où vous pouvez être joint. Fermez la lettre en remerciant le lecteur pour son temps et assurez-vous de signer le bas sous votre nom.