Il existe deux types de rapports pour les réunions. Il peut s'agir du procès-verbal de la réunion, ou il peut s'agir d'un rapport réel sur la réunion elle-même et sur ce qui a été discuté.
S'il s'agissait de la rédaction du procès-verbal, il s'agit d'une forme de documentation des événements et de la conversation de la réunion dans un compte rendu officiel. Le procès-verbal d'une réunion doit :
- Documenter qui assiste à la réunion
- Qui n'est pas présent et s'excuse
- L'ordre des discussions pour la réunion
- Toutes les déclarations officielles qui ont été faites
- Mentionnez toutes les questions posées par les participants
- Indiquer quand aura lieu la prochaine réunion
Cependant, l'événement le plus probable est que la réunion a besoin d'un rapport complet, en utilisant les informations fournies par les conférenciers vraisemblablement experts ou bien informés. Votre rapport doit détailler les éléments suivants :
- Qui a parlé à la réunion
- Leur domaine d'expertise et leur crédibilité
- Les sujets dont ils ont discuté
- Leurs découvertes
- Preuves statistiques fournies
- L'importance de cette preuve
- Comment ces chiffres sont liés à la performance de votre entreprise
- En quoi le fonctionnement de votre entreprise diffère de ceux discutés
- Suggérer les changements nécessaires, sur la base de ces statistiques
- Mettez un point d'honneur à souligner un potentiel de profit ou un potentiel d'économie
- Discuter des questions posées lors de la réunion
- Mentionnez toutes les questions sans réponse
- Terminez par un bref résumé du résultat et de la meilleure solution
Bien entendu, toutes les réunions ne seront pas des événements professionnels, mais les mêmes règles générales s'appliquent. Vous devez signaler les bases de qui était là, leur importance en termes de réputation et d'accréditation, et leurs conclusions. Votre rapport devrait faire exactement cela - rapport ; il doit rapporter ces détails et leur importance. Même si ce n'est pas lié aux affaires, il doit toujours couvrir ces bases.