Comme pour toute lettre officielle, la présentation d'une demande de prolongation de congé doit avoir l'air professionnelle. Cela comprendra :
- Nom et coordonnées du demandeur en haut à droite de la page
- Date à droite, en dessous de celle ci-dessus
- Nom de contact de la personne concernée dans l'entreprise sur la gauche
- Adresse de l'entreprise ci-dessous, suivie de quelques lignes vides
- Objet : Demande de prolongation de congé de 10 jours
- Corps principal du texte après une autre ligne vide
Après s'être adressé à la personne à qui la lettre est adressée, comme « Cher M. Xxxxx » ou « Chère Mme Xxxx », par exemple, la demande de prolongation du congé et la période requise de la prolongation doivent être indiquées. Cela pourrait être fait de la même manière :
« J'ai récemment demandé et obtenu (entrer le nombre de jours) de jours de congé pour, ou pour, (indiquer la raison du congé initialement accordé). Malheureusement, il est maintenant devenu nécessaire pour moi de demander une prolongation de ce congé de (indiquer le nombre de jours requis) parce que (indiquer la raison précise pour laquelle un congé prolongé est requis).
Un paragraphe supplémentaire pourrait alors être utilisé pour s'excuser pour la gêne occasionnée, etc., et une promesse de rattraper le temps perdu au retour. Cela devrait ensuite être suivi d'une demande de confirmation du congé prolongé. Enfin, la lettre doit être signée.
Avant tout, il est important d'être précis et honnête sur la raison de la demande. Si la demande est acceptée et qu'il s'avère par la suite que le motif n'était pas valable, cela pourrait entraîner des mesures disciplinaires ou, dans certains cas particulièrement graves, même le licenciement.
Le demandeur doit donc être sûr qu'une prolongation du congé est bien nécessaire et d'une importance suffisamment importante pour justifier une prolongation. Des exemples donnant une idée d'une telle lettre peuvent être trouvés chez
Letters et
Docstoc.