Une lettre circulaire est un type de lettre écrite pour partager une information particulière avec un très large public. Le but d'une lettre circulaire est très différent d'une lettre personnelle, qui n'est utilisée que pour envoyer une information à une ou peut-être deux personnes.
Le but principal d'une lettre circulaire est d'annoncer ou de révéler de nouvelles informations ou peut-être de clarifier certaines politiques dans une situation politique. Vous trouverez ci-dessous quelques étapes pour rédiger une lettre circulaire.
- La première étape. La première chose à faire lorsque vous essayez d'écrire une lettre circulaire est de vous assurer que vous connaissez bien votre public cible. Pour ce type de lettre, le lectorat sera très large, il peut donc être assez difficile de déterminer le niveau de connaissance de votre public. Pour cette situation, vous devriez penser à la majorité de vos lecteurs et adapter votre lettre à eux.
- Deuxième étape. Vous devez ensuite réfléchir à la différence entre les lettres circulaires externes et internes. Une lettre externe serait diffusée parmi les clients ou le grand public. Alors qu'une lettre circulaire interne serait diffusée parmi un groupe plus large, elle est toutefois limitée à ce groupe.
- Troisième étape. Lorsqu'il s'agit d'écrire la lettre, vous devez penser au ton et à la voix exacts qui conviennent à la lettre que vous écrivez. Par exemple, n'utilisez un ton sévère que lorsque cela est tout à fait nécessaire, par exemple en cas de retard, mais pas approprié pour une lettre aux clients.
- Quatrième étape. Soyez prudent avec le contenu de votre lettre. Assurez-vous de n'écrire que sur les informations dont la diffusion a été autorisée. Étant donné que certaines lettres circulaires seront distribuées à un large public, il ne serait pas sage de divulguer des informations de contact confidentielles.