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Il s'agit d'une question à laquelle il est difficile de répondre directement, car elle dépend en grande partie des besoins de l'entreprise et du type d'entreprise dont il s'agit. Il peut y avoir des avantages et des inconvénients à recourir à l'externalisation des connaissances, il s'agit donc d'une question entreprise par entreprise qui doit être évaluée sur une base individuelle. Après tout, il n'y a pas deux entreprises identiques, et aucune entreprise n'aura les mêmes besoins ou n'aura la même structure de gestion en place.
Si une entreprise n'a pas beaucoup d'informations à stocker, il peut être préférable de créer ses propres installations de stockage personnelles. Cela peut donc s'appliquer à une petite entreprise familiale qui n'emploie pas plus de quatre personnes par exemple. Dans ce cas, il ne serait pas avantageux d'externaliser les connaissances car l'entreprise devra payer pour le stockage. À cet égard, une entreprise doit toujours se demander s'il serait plus rentable de la conserver sur place plutôt que d'externaliser l'information.
L'externalisation des magasins de connaissances peut faire économiser de l'argent à une entreprise à long terme, cependant, si on ne s'attend pas à ce qu'elle stocke beaucoup de données, ce ne serait pas de l'argent bien dépensé. Les coûts supplémentaires pour une entreprise peuvent également inclure des paiements pour des installations de contrôle de la température et des installations de sécurité.
Les entreprises qui souhaitent conserver l'avantage lorsqu'il s'agit de stocker leurs propres services et données leur offriront une commodité supplémentaire et contribueront à réduire les coûts, ce qui pourrait également s'appliquer à un certain nombre d'entreprises.
L'externalisation de l'information présente de nombreux avantages, comme le fait d'avoir du personnel expérimenté sur le terrain à l'autre bout du fil en cas de problème. Certaines entreprises peuvent ne jamais être prêtes pour cela et peuvent simplement choisir de garder les choses telles qu'elles sont ; ce n'est donc pas une réponse en noir et blanc.