Kennedi
Le plus important est de réfléchir au contenu des points à l'ordre du jour de la réunion. N'incluez que les éléments cohérents avec la ou les tâches que vous essayez d'accomplir. Si vous sollicitez et incluez à l'avance des points à l'ordre du jour des autres personnes, vous augmenterez non seulement leur sens de la participation, mais vous éviterez également de les faire entrer dans la réunion avec des ordres du jour cachés. Différencier les objectifs pour les différents points de l'ordre du jour, comme pour votre information et pour les accouchements ou de courts rapports donnés lors de la réunion. La deuxième chose est de considérer comment l'ordre du jour pourrait être utilisé à l'avance. Si, après tout, le but principal d'une réunion est de solliciter les idées des autres, vous obtiendrez une bien meilleure réponse s'ils peuvent réfléchir aux idées avant la réunion.
En règle générale, distribuez les ordres du jour deux ou trois jours à l'avance. Les participants auront alors suffisamment de temps pour se préparer mais seront moins susceptibles de perdre ou d'oublier l'ordre du jour que s'ils le reçoivent trop longtemps à l'avance. Si vous incluez des noms de personnes en charge de certaines sections, d'autres participants peuvent fournir des informations à ces personnes avant la réunion. Si vous incluez des références à des documents sources ou à des rapports, les participants peuvent les lire avant la réunion.