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Certaines situations nécessitent de prendre certaines mesures. Si une mesure convient à une situation particulière, elle pourrait être tout à fait inappropriée pour une autre situation. Il en va de même pour le processus de communication où le même type de communication ne fonctionne pas dans toutes les situations. Certaines situations nécessitent un mode de communication orale tandis que d'autres exigent un support écrit. Les circonstances dans lesquelles un expéditeur décide d'incorporer un moyen de communication oral conviennent en fait au mode oral, que l'expéditeur comprend également.
Si l'expéditeur souhaite un retour immédiat sur le message qu'il envisage d'envoyer ou s'il souhaite envoyer un message relativement simple et plus facile à accepter, alors la communication orale est le moyen le plus approprié à utiliser. D'autres circonstances dans lesquelles ce support particulier devient approprié et important incluent le désir de l'expéditeur de ne pas vouloir qu'un enregistrement permanent du message soit conservé ou la commodité confortable avec laquelle l'expéditeur peut rassembler tout son auditoire, cela de manière trop économique.