Toute lettre doit être concise, claire et convenablement polie, ainsi que montrer une connaissance des besoins ou des exigences de la personne ou de l'entreprise.
Commencez la lettre par votre adresse de contact (postale et e-mail) à droite, suivie de la date à laquelle vous écrivez la lettre (qui doit être écrite en toutes lettres, par exemple, « 15 mai 2011 » plutôt que '15/05/11').
Essayez de trouver le nom de la personne à qui vous écrivez si possible : Utiliser son nom plutôt que d'écrire « Cher Monsieur/Madame » ou « À qui cela peut concerner » montre que vous vous souciez vraiment de la cause à laquelle vous souhaitez faire un don votre temps ou service.
La première ligne de votre lettre doit indiquer pourquoi vous écrivez à la personne ou à l'entreprise ; dites précisément quel service vous proposez de faire un don et pourquoi vous aimeriez l'offrir. Ce serait également un bon moment pour mentionner comment vous avez entendu parler de la personne ou de l'entreprise, comment vous savez qu'elle a besoin de ce service et ce que vous pouvez personnellement offrir en faisant don de ce service.
Vous pouvez ensuite utiliser le reste de la lettre pour développer vos références (pourquoi êtes-vous qualifié pour offrir ce service ?) et votre expérience (si vous avez déjà fait don d'un service similaire, vous pouvez parler de ce que vous avez accompli grâce ce que la personne ou l'entreprise à qui vous avez fait don du service a pu en retirer). Le cas échéant, vous pouvez également inclure votre disponibilité et d'autres coordonnées telles qu'un numéro de téléphone.
Enfin, avant de signer avec « Cordialement » (si vous ne connaissez pas le nom de la personne) ou « Bien à vous » (si vous le connaissez), vous pouvez inclure une ligne de signature qui semble coopérative, rassurante, professionnelle, et confiants, tels que « N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de plus d'informations » ou « Bien cordialement ».