Il devra s'agir d'une lettre officielle et vous devrez indiquer clairement le devoir que vous avez accompli lorsque vous auriez dû être en congé afin qu'il n'y ait pas de retard dans le traitement de votre lettre et dans la réception de votre indemnité.
Faites une liste de tous les points que vous souhaitez inclure et numérotez-les par ordre de priorité. En faisant cela, vous ne courrez pas le risque de laisser de côté des informations importantes qui soutiendront votre réclamation.
Vous pouvez soit traiter votre lettre soit l'écrire à la main. Dans les deux cas, votre orthographe et votre grammaire doivent être correctes, et dans le cas d'une lettre écrite à la main, elles doivent être nettes et lisibles.
Ajoutez votre lieu de résidence pour que la personne à qui vous écrivez sache comment vous contacter. Écrivez la date (en entier, ne l'abrégez pas) sous votre adresse et incluez également toutes les références afin que votre lettre puisse être facilement identifiée.
Écrivez le nom et l'adresse de la personne à qui vous écrivez sur le côté opposé de la page. Ne vous inquiétez pas si vous ne connaissez pas de nom ; ce n'est pas la fin du monde.
Laissez une ligne et commencez votre lettre par Dear Sir/Madam (si vous ne connaissez pas de nom) ou par le nom de la personne.
Assurez-vous que vous ne vous promenez pas; il doit s'agir d'une lettre concise et précise, simplement pour informer le service concerné que vous avez travaillé pendant que vous auriez dû être en congé et que vous voudriez être indemnisé pour cela.