La rédaction d'une lettre commerciale pour demander une réunion avec le directeur général d'une entreprise ou d'une organisation doit être claire et concise. Il est important d'avoir l'air conscient de ce que fait le directeur général et de l'entreprise qu'il dirige. Soyez amical mais pas informel et évitez de bavarder. Il existe de nombreux exemples de lettres commerciales en ligne. L'exemple ci-dessous peut être trouvé sur
jobsearch.about.com/od/coverlettersamples/a/requestmeeting.h avec de nombreux autres exemples de lettres.
Votre nom et votre adresse doivent être écrits en haut de la lettre et alignés à droite. Si vous avez du papier à en-tête, utilisez-le à la place. Incluez toutes les coordonnées que vous jugez appropriées. Écrivez le nom et l'adresse des directeurs généraux à gauche de la page, avant le début de la lettre. La lettre, dans ce cas pour organiser une réunion avec le directeur général du New York Times, peut alors suivre quelque chose comme ceci :
Cher M. Tally,
Depuis plus de 10 ans, j'ai suivi votre carrière à travers des événements d'actualité, des interviews et des recherches sur le Web. Votre dévouement envers le Quatrième État et votre compréhension du rôle important que jouent les journalistes dans l'autoroute de l'information au rythme effréné d'aujourd'hui, ainsi que votre croyance dans le pouvoir de la presse sont exemplaires. De plus, je sais que vous étiez étudiant à Columbia avec John Smith, mon professeur de journalisme à Missouri State.
J'ai eu le privilège de perfectionner mes compétences journalistiques dans trois publications très différentes. Quand j'ai quitté l'université, je suis immédiatement allé travailler pour le journal typique d'une petite ville et j'ai appris tous les aspects pour faire parvenir le journal aux gens en temps opportun. J'ai ensuite occupé le poste de directeur régional pour une société de médias composée de journaux de petite et moyenne taille dans le Midwest. Dans mon poste actuel, je suis correspondant en chef pour l'un des plus grands journaux du sud-ouest.
J'aimerais avoir l'occasion de vous rendre visite pour obtenir votre avis et vos suggestions sur les domaines où mes compétences et mes capacités seraient de la plus grande valeur pour le domaine des journalistes, non seulement pour les journaux mais également pour d'autres médias.
La semaine du 15 au 19 mars, je serai à New York. J'aimerais vous rendre visite et obtenir vos commentaires sur ma capacité d'écriture, ainsi que des suggestions sur les domaines où mes compétences seraient de la plus grande valeur de votre point de vue. J'ai un portfolio de mon travail que j'aurai avec moi.
Je vais appeler votre bureau pour fixer une heure convenable. J'ai hâte de vous rencontrer.
Cordialement,
Mark Smith