Un rapport de transfert est rédigé par un propriétaire d'entreprise ou un employé occupant un poste particulier afin d'informer son remplaçant de ce qui s'est passé précédemment et de la manière de garantir que la transition se déroule sans heurts.
Dans le contexte d'une petite entreprise hôtelière, un rapport de passation devra inclure des détails complets sur les opérations quotidiennes de l'entreprise afin que les remplaçants sachent parfaitement comment assumer au mieux leurs fonctions. Le meilleur plan d'action serait probablement que chaque employé crée son propre rapport de transfert pour son remplaçant, car cela décomposera les opérations de l'entreprise en parties gérables.
Lors de la création d'un rapport de transfert, vous souhaiterez peut-être suivre les étapes suivantes :
- Créez une liste de toutes les choses que vous pensez que votre remplaçant devra savoir
Quelles sont vos tâches quotidiennes ? Que faites-vous chaque semaine, mois, année, etc. ? Quelle est votre chaîne de commandement dans votre position? Quels mots de passe devez-vous connaître et quelles clés avez-vous en votre possession et utilisez-vous régulièrement dans le cadre de votre travail ? Y a-t-il des dates importantes à venir dans votre calendrier ?
- Hiérarchisez ces informations et organisez-les de manière appropriée et facile à comprendre.
Mettez l'accent sur tous les projets en cours et créez une idée claire de l'échelle de temps qu'ils impliquent. Commencez par les projets et les tâches à long terme les plus importants et passez à des tâches moins importantes et à plus court terme.
- Cartographiez et répertoriez clairement les documents et éléments spécifiques au travail
Détail où tous les documents clés, clés, mots de passe, etc. peuvent être trouvés.
- Décrivez les objectifs clés de votre poste et de l'entreprise dans son ensemble
Cela devrait permettre à votre remplaçant de se concentrer sur son travail.