Les formulaires de transfert sont utilisés dans diverses professions pour aider les futurs employés à comprendre ce qui doit être fait afin de maintenir les performances dans ce travail. Ils sont faits par les employés qui partent et sont remis aux employés qui commencent leur quart de travail. Il y a plusieurs étapes à suivre lors de la création d'un formulaire de passation et elles sont les suivantes :
- Compiler toutes les informations dont le remplaçant aura besoin
L'employé de remplacement devra en savoir autant que possible sur le nouvel emploi et ce qu'il implique. Cela comprend toutes les informations de base sur ce qu'ils devront faire ainsi que tous les rendez-vous et les dates qu'ils devront connaître, les clés et les mots de passe pour l'entrée dans les ordinateurs et les systèmes internes et une liste de contacts avec lesquels ils communiqueront. .
- Bien organiser l'information
Idéalement, vous devriez chercher à compiler toutes les informations dans l'ordre chronologique si possible. Commencez par tout ce que vous avez déjà réalisé au cours de votre journée de travail, de cette façon, vous ne perdez pas de temps à faire ce qui a déjà été fait. Ensuite, faites un suivi avec toutes les tâches en suspens que l'employé recevant le formulaire de transfert devrait chercher à accomplir pendant son quart de travail.
- Résumez clairement ce qui doit être fait
Précisez très clairement ce qui doit être accompli lors du prochain quart de travail des employés. Assurez-vous que tous les travaux très importants qui doivent être effectués sont clairement indiqués dans le formulaire.
Pour le formulaire le plus efficace, utilisez une mise en forme efficace avec des polices et des couleurs acceptables et vous pouvez même souhaiter inclure des tableaux, des graphiques et des graphiques si vous le jugez bon.