Les lettres d'approbation aux banques sont courantes et doivent inclure tous les détails requis par la banque. Ces détails sont les suivants :
- Le nom de la banque à laquelle vous payez normalement les chèques
Ceci est essentiel car cela indique que la banque à laquelle la lettre est adressée est celle avec laquelle le client traite.
- Le numéro d'acheminement de la banque
Le numéro d'acheminement doit être inclus car ce numéro à neuf chiffres indique la succursale de la banque ; chaque numéro d'acheminement est spécifique à une succursale d'une banque.
- La déclaration "Pour Dépôt Uniquement"
Cela indique que tous les chèques qui sont payés ne peuvent pas être encaissés et précise qu'ils sont uniquement à des fins de dépôt.
- Le nom légal de l'entreprise
Ceci est essentiel car tous les chèques doivent être libellés à l'ordre de cette société. Le nom exact de la société doit être indiqué sur la lettre et si la société est une société à responsabilité limitée, le mot Ltd doit apparaître après le nom de la société. Il doit s'agir du nom exact de l'entreprise qui a été enregistrée.
- Le numéro de compte bancaire
Ce numéro se trouve sur les relevés bancaires que l'entreprise reçoit de la banque, et est essentiel pour s'assurer que tous les paiements sont effectués sur le bon compte.
Les lettres d'endossement sont fréquemment utilisées par les entreprises, et certaines entreprises utilisent des timbres d'endossement, qui doivent être rédigés exactement de la même manière que la lettre.
La lettre doit toujours être rédigée en termes simples et doit demander l'approbation ; avec les motifs de la demande. La lettre doit être postée au directeur de la banque et une enveloppe timbrée doit être incluse afin que la banque puisse vous renvoyer la lettre, si elle est approuvée.