Abigail
Certaines des
lignes directrices pour rendre les comités efficaces sont les suivantes :
Autorité' : L'autorité d'un comité doit être précisée afin que les membres
sachent si leur responsabilité est de prendre des décisions ou des recommandations ou -
simplement délibérer et donner au président un aperçu de la question sous
discussion.
Taille : D'un comité est très important. La complexité des relations
augmente considérablement avec la taille du groupe. Si le groupe est trop grand, il se
peut qu'il n'y
ait pas suffisamment d'opportunités pour une communication adéquate entre ses membres.
Par contre si le groupe est trop petit, disons 3 personnes. Il y a un
possibilité que deux puissent former une coalition contre le troisième membre. En
règle générale, un comité doit être suffisamment grand pour favoriser la délibération et
inclure l'étendue de l'expertise requise pour le travail, mais pas au point de
perdre du temps ou de favoriser l'indécision.
Composition : Les membres d'un comité doivent être choisis avec soin. Pour que le
comité soit efficace, les membres doivent être représentatifs des
intérêts qu'ils sont censés servir. Ils doivent également posséder l'
autorité requise
et être capables de bien performer dans un groupe. De plus, les membres
doivent avoir la capacité de bien communiquer et de prendre des décisions de groupe en
réflexion de groupe intégrée plutôt que par compromis inapproprié.
Objet : Les travaux du comité doivent être limités à des sujets pouvant être
traités dans le cadre d'une discussion de groupe. Certains types de sujets se prêtent à une
action en comité, d'autres non. Les comités seront plus efficaces si un
ordre du jour et des informations pertinentes sont diffusés bien à l'avance afin que les
membres puissent étudier le sujet avant la réunion.
Président : La sélection du président est cruciale pour une
réunion efficace du comité
. Une telle personne peut éviter les gaspillages et les inconvénients des comités en
planifiant la réunion en préparant l'ordre du jour, en voyant que les résultats de la recherche
sont à la disposition des membres à l'avance, formulent des propositions précises de discussion
ou d'action, et conduisent efficacement la réunion. Le président donne le
ton de la réunion, intègre les idées et préserve la discussion.
Errant.
Procès-verbaux : Une communication efficace au sein des comités nécessitait généralement la diffusion de
procès-verbaux et la vérification des conclusions. Au fil du temps, les individus quittent une réunion avec
des interprétations diverses quant aux accords qui ont été conclus. Cela peut être évité
en rédigeant soigneusement un procès-verbal de la réunion et en le faisant circuler sous forme de projet pour
correction ou modification avant que la copie finale ne soit approuvée par le comité.
Rentabilité : Un comité doit valoir son coût. Il peut être difficile de
compter les avantages, en particulier les faits intangibles tels que le moral, le statut amélioré
des membres du comité et la valeur du comité en tant que dispositif de formation pour améliorer le
travail d'équipe. Mais le comité ne peut se justifier que si les coûts sont compensés par
des bénéfices tangibles et intangibles.