¿Qué es una secretaria?

Una secretaria está allí para asegurarse de que la oficina en la que trabaja funcione sin problemas. Una secretaria tendrá muchas funciones que realizar. Todo esto dependerá de la oficina para la que trabaje. En términos generales, una secretaria está bien organizada y es extremadamente eficiente. Si desea convertirse en secretaria, sus requisitos de calificación variarán. Un requisito mínimo serán las habilidades administrativas, como poder operar equipo de oficina y mecanografía. En general, las perspectivas de empleo en este campo serán buenas, especialmente si el secretario es una persona capacitada.

Las secretarias también pueden ser conocidas como asistentes administrativas, secretarias o asistentes personales. Estos títulos pueden reflejar varios tipos de trabajo de secretaría, pero todos llevan a cabo tareas administrativas. Un puesto de secretaria es bastante antiguo: los políticos y hombres de negocios romanos y griegos utilizaban empleados y secretarios personales para supervisar sus asuntos.

Una secretaria se encargará de la correspondencia, hará un seguimiento de los horarios, administrará los sistemas de archivo y operará el equipo de oficina como fotocopiadoras, máquinas de fax y teléfonos. Una secretaria también puede contestar el teléfono y dirigir la llamada telefónica a las personas adecuadas. Una secretaria también puede ocuparse del papeleo del personal, la contabilidad y el presupuesto. Tendrá que tener experiencia en informática y en otros dispositivos electrónicos.

Con todas estas habilidades administrativas, la secretaria también es un administrador experto de personas y tiempo. Una secretaria suele ser una persona muy importante dentro de la oficina, y no siempre recibe un salario tan bien como el respeto de un extraño como lo hace una persona de mayor rango dentro de la oficina. Las buenas secretarias se anticiparán a los requisitos del personal de la oficina, resolverán los problemas rápidamente y trabajarán de manera tan competente que muchas personas no se darán cuenta de lo valiosas que son hasta que dejen el trabajo. Una secretaria puede trabajar como empleada temporal, a tiempo parcial o como secretaria a tiempo completo.

Una secretaria es un puesto de apoyo administrativo. Se le da a una persona que realiza eficazmente tareas rutinarias, personales y, lo que es más importante, administrativas para una persona que se encuentra en una posición superior. Una secretaria normalmente llevaría un registro del horario del ejecutivo que incluye reuniones, citas, compromisos, informes, etc.Una secretaria también realiza tareas como escribir cartas en nombre del superior, procesar la computadora para obtener acceso a los datos que el superior requiere o quiere ahorrar, etc.

Una secretaria también mantiene un registro de todas las llamadas telefónicas entrantes y salientes en la oficina. Ella es responsable de recibir mensajes para el ejecutivo cuando no está en la oficina. Podemos decir que una secretaria es como un organizador personal para un superior y realiza un trabajo muy importante. Una secretaria eficaz también puede ayudar al superior a construir puentes con sus clientes y trabajar de manera más eficiente y fluida si la secretaria trabaja de manera eficiente y fluida.