Toda empresa, independientemente de si fabrica y vende productos o proporciona un servicio, necesita recursos para llevar a cabo su negocio de forma eficaz. El ciclo de gasto (CE) es un proceso, o más bien una secuencia de procesos relacionados, relacionados con la adquisición de ciertos activos fijos, componentes manufacturados o materias primas y el uso de mano de obra, o mano de obra, necesaria para lograr el objetivo final, a saber: vender el producto terminado.
Por lo tanto, la CE puede describirse como una secuencia de eventos que se derivan de la decisión de que se necesita algo para finalmente pagar el artículo requerido. Esta secuencia varía entre empresas, según la complejidad y el tamaño de cualquier organización. En la mayoría de las empresas más grandes, la CE consiste en un protocolo establecido que incluye una serie de pasos específicos. A continuación se ofrece un esquema básico de estos pasos.
El primer paso es la solicitud de compra. Este es un documento que llena cualquier departamento cuando y cuando se requieren elementos particulares. Luego se pasa al departamento de compras (PD) para su aprobación.
Una vez que el PD ha aprobado la solicitud, se crea una orden de compra. Las copias de este pedido se distribuyen al proveedor correspondiente, al departamento que recibe el artículo y al departamento de cuentas (AD).
En el momento de la entrega, el departamento de recepción crea un informe de entrega y envía una copia al AD. El AD luego comparará la orden de compra, el informe de entrega y la factura recibida del proveedor. Si todos los montos coinciden, se registra un pago, se ajusta el inventario y se aprueba la factura.
Luego, todos los documentos se envían al departamento de tesorería en lo que se conoce como paquete de cupones. Luego, la tesorería prepara y firma un cheque, marca todos los documentos como pagados y los devuelve al AD.