¿Qué es el sistema de cupones?

Un sistema ampliamente utilizado para establecer un control interno sobre los desembolsos de efectivo
es un sistema de comprobantes. En un sistema de comprobantes típico, el departamento de contabilidad es responsable de aprobar los pagos en efectivo y registrar las transacciones. Al aprobar un gasto, el departamento de contabilidad examinará los documentos de respaldo como la factura del proveedor, la orden de compra y el informe de recepción.

Una vez que se ha aprobado el pago, el departamento de contabilidad firma un comprobante que autoriza el pago y registra la transacción en los registros contables. (Otros nombres del comprobante incluyen el formulario de aprobación de la factura y la autorización del cheque. El comprobante y los documentos de respaldo se envían al tesorero u otro funcionario. en el departamento de finanzas Este funcionario revisa el comprobante y los documentos de respaldo antes de emitir el cheque.

Cuando se firma el cheque, el comprobante y los documentos de respaldo se perforan o se sellan con "PAGADO" para eliminar cualquier posibilidad de que se presenten posteriormente en apoyo de otro cheque. Tenga en cuenta que ni el personal del departamento de contabilidad ni el personal del departamento de finanzas están en condiciones de realizar desembolsos de efectivo no aprobados. El personal de contabilidad, que aprueba y registra los desembolsos, no está autorizado a firmar cheques. El personal del departamento de finanzas, que emite y firma cheques, no está autorizado a emitir un cheque a menos que primero haya recibido un comprobante de autorización del departamento de contabilidad.

Este sistema requiere que todos los pasivos se registren tan pronto como se incurra y que solo se utilicen cheques para pagar los pasivos aprobados.