Un memorando entre oficinas debe contener una lista de personas a las que se les permite ver lo que está en el memo; Por ejemplo, si el memorando entre oficinas se envía entre Recursos Humanos y Suministros y Servicios, es probable que el memo pueda contener elementos confidenciales o sensibles y, por lo tanto, una lista de nombres es un elemento importante para asegurarse de que el memorando entre oficinas sea distribuido a las personas adecuadas.
- No se debe publicar nada privado
En general, el contenido publicado en un memorando entre oficinas no debe ser demasiado delicado; por ejemplo, la información sobre el despido de alguien nunca debe transmitirse de esta manera. De hecho, poner la información incorrecta en un memorando entre oficinas puede resultar en una acción legal si todo sale mal y la persona en cuestión se da cuenta de que su información de empleo privada se ha pasado a un grupo.
Los mejores memorandos entre oficinas incluirán una lista de correo adecuada o una lista de cc (para las transmisiones de correo electrónico, que ahora son la norma para los memorandos entre oficinas), así como información práctica y útil, como las actas de una reunión de la oficina. Por lo general, las reuniones a las que asisten personas de varios departamentos y sucursales serán situaciones privilegiadas para crear un memorando con minutas. A veces, será responsabilidad del trabajo de alguien crear estos memorandos después de que él o ella también tome minutas cuidadosas y detalladas en una reunión.
Básicamente, la lista CC y la información principal en el cuerpo de un correo electrónico es realmente todo lo que se necesita para crear un memorando entre oficinas eficaz y profesional. Sin embargo, este tipo de memorandos puede ser visto por todo tipo de personas, desde el empleado de la sala de correo hasta el presidente de una empresa, por lo que la atención a los detalles, incluida una revisión completa de la ortografía y la gramática, debe ser un hecho antes de que se envíe cualquier cosa. a cualquiera.