Para los recepcionistas en general, existen numerosos documentos que manejan con regularidad. Por supuesto, estos pueden diferir dependiendo del tipo de área de trabajo en la que trabaje la recepcionista. Sin embargo, algunos de los documentos generales que maneja una recepcionista serían cartas, facturas, citas, datos de contacto, memorandos y recibos.
Es muy probable que cualquier carta que se entregue al establecimiento durante el transcurso del día termine en la recepcionista. Especialmente en el caso de ser recepcionista de un miembro de la alta dirección. Las cartas se pueden dejar con la recepcionista para que pueda pasarlas más tarde.
Es posible que una recepcionista deba verificar y registrar las facturas de los pedidos. Esto es para que puedan tener un registro preciso de lo que ha estado sucediendo durante el transcurso del día hábil.
- Cómo la recepcionista coordina otra correspondencia
Es muy probable que cualquier cita que se haya hecho con miembros del equipo de alta dirección se registre en un documento que una recepcionista puede manejar. La recepcionista puede ayudar a este miembro de la alta dirección a organizar su horario para el día. De manera similar, cualquier tarjeta de presentación u otros datos de contacto se pueden dejar con la recepcionista. Esto es para que puedan transmitirse en un momento más apropiado.
Es muy probable que la recepcionista se encargue de las notas. Es posible que estos memos deban copiarse, enviarse por fax o entregarse dentro del edificio y es posible que se requiera que la recepcionista lo haga.
- Los recepcionistas casi actúan como intermediarios
Por último, lo más probable es que la recepcionista maneje los recibos de cualquier paquete o pedido que haya entrado en el edificio en algún momento. Aunque el documento final puede terminar en el departamento de finanzas, es muy probable que la recepcionista tome nota y registre el recibo y su costo total.