Hay dos tipos de informes para reuniones. Podría ser el acta de la reunión o podría ser un informe real sobre la reunión en sí y lo que se discutió.
Si fue la toma de actas, entonces esa es una forma de documentar los eventos y la conversación de la reunión en un registro oficial. Las actas de una reunión deben:
- Documentar quién asiste a la reunión
- Que no asiste y se disculpa
- El orden de discusión de la reunión.
- Cualquier declaración oficial que se entregó
- Mencione las preguntas de los asistentes.
- Indique cuándo tendrá lugar la próxima reunión
Sin embargo, lo más probable es que la reunión necesite completar un informe completo, haciendo uso de la información proporcionada por los presumiblemente expertos o oradores informados. Su informe debe detallar lo siguiente:
- Quién habló en la reunión
- Su área de especialización y credibilidad
- Los temas que discutieron
- Sus hallazgos
- Evidencia estadística proporcionada
- El significado de esta evidencia
- Cómo se relacionan estas cifras con el desempeño de su empresa
- En qué se diferencia el funcionamiento de su empresa de los comentados
- Sugerir los cambios necesarios, según estas estadísticas.
- Haga hincapié en un potencial de ganancias o un potencial de ahorro
- Discutir las preguntas planteadas en la reunión.
- Menciona cualquier pregunta sin respuesta.
- Concluya con un breve resumen de cuál fue el resultado y la mejor solución.
No todas las reuniones serán un evento de negocios, por supuesto, pero se aplican las mismas reglas generales. Debe informar los conceptos básicos de quién estuvo allí, su importancia en términos de reputación y acreditación, y sus hallazgos. Su informe debería hacer exactamente eso: informe; debe informar estos detalles y su importancia. Incluso si no está relacionado con el negocio, todavía tiene que cubrir estos conceptos básicos.