¿Cuáles son los deberes de un recepcionista?

Una recepcionista tiene muchos deberes que van desde ser amable y educado, hasta otros deberes definidos como organizar la actividad laboral, contabilidad básica y actualizar la gerencia en citas y reuniones programadas. Una recepcionista está siempre ocupada y uno de los deberes principales es contestar llamadas.

Para que uno se convierta en recepcionista, ese candidato en particular debe tener al menos un diploma de escuela secundaria. Aunque la calificación de un recepcionista es comparativamente más baja que en otras profesiones, los recepcionistas tienen más deberes que cualquier otra profesión.

Una recepcionista tiene funciones que son muy similares a las de una secretaria, con la diferencia de que una secretaria tiene que administrar el trabajo de su jefe inmediato en lugar de una recepcionista que administra el trabajo de toda la organización. Entonces, además de las calificaciones que posee un recepcionista, él o ella debe tener cualidades y habilidades adicionales como; confianza, ser organizado, tener la capacidad de realizar múltiples tareas y tener una sensación de calma.

Deberes principales

Una de las principales funciones de la recepcionista es recibir a los visitantes entrantes de la empresa. Todo el que llega a cualquier organización pasa primero por la recepción, donde se le puede decir si la persona que busca está o no. Una recepcionista debe seguir la etiqueta del trabajo y del teléfono, como no involucrarse en conversaciones con los visitantes y ser cortés por teléfono. 

Contestar llamadas

Además de ser confiable, una recepcionista también es responsable de contestar llamadas y esto debe hacerse de manera profesional y con etiqueta. Tiene que dirigir todas las llamadas a sus respectivos destinatarios y entregar todos los mensajes al empleador.

Papeleo

Realizar una gran cantidad de trámites es una de las tareas de una recepcionista. Un recepcionista debe asegurarse de que todos los visitantes llenen el registro en todo momento y también tratar los asuntos relacionados con la entrada de datos.

Otras tareas realizadas por una recepcionista incluyen; programar citas, enviar correos electrónicos y faxes, cobrar tarifas, hacer reservas, etc.

El deber principal de un recepcionista (por definición) es contestar teléfonos y saludar a los visitantes (de ahí el prefijo de palabra "recepción"). En estos días, se puede esperar que los recepcionistas realicen otras tareas tales como: ingreso de datos, archivo, mecanografía de documentos y otras tareas administrativas diversas. No se sorprenda si le piden que tome un café o haga mandados (esto es común en algunas empresas).

La clave para comprender los deberes de cualquier trabajo es tener una "descripción del trabajo" clara antes de aceptar un puesto. Esté siempre preparado para ser flexible en cualquier puesto (esto lo convertirá en un empleado más valioso). Si las demandas de trabajo adicional hacen que sea difícil contestar el teléfono y saludar a los visitantes (si corresponde), discútalo cortésmente con su gerente.

Si no se siente cómodo con lo que se le pide que haga, tal vez debería considerar buscar empleo en otro lugar (que sería su decisión).

Conteste el teléfono, programe citas, tome y entregue mensajes, archivos de documentos y correos electrónicos, sea amigable con todos los que ingresan

Realice reservas y cancelaciones para los huéspedes por teléfono por carta, fax o correo electrónico y cara a cara. También asignan habitaciones y entregan llaves a los huéspedes o porteros.

Soy recepcionista administrativa. Contesto el teléfono, recibo mensajes, programo citas,
abro y despacho correo, escribo cartas, ingreso datos, archivo, cuando los clientes hacen compras, recibo los cheques y les doy recibos, ordeno suministros, programo invitados para reuniones de la junta, me comunico con el medios para eventos de la empresa, haga que le graben placas cuando sea necesario, organice el catering para las funciones de la cena, tome pedidos de almuerzo todos los días, haga recados y prepare café.

Luce bien y sonríe todo el tiempo sin importar cuál sea la situación, resuelve tus problemas en tu tiempo libre. Sobre todo luce genial, huele genial. Y sigue adelante

Saludar y dirigir a los clientes, contestar teléfonos, apoyar al personal administrativo, firmar para recibir paquetes, enrutar el correo entrante, mantener ordenada el área de la recepcionista.

Los deberes de una recepcionista incluyen contestar teléfonos, dirigir a los visitantes a los destinos, clasificar y distribuir el correo y programar una cita.

Ser un robot y hacer lo que se dice, bla, lo aburrido que es, pero es un trabajo bastante bien pagado, pero depende principalmente de dónde trabajes (como en la empresa)

Para brindar asistencia en la oficina, el supervisor organizador del tipo I realiza la revisión de la transcripción de todas las llamadas que
realizan reservas de viaje

Conteste el teléfono, tome la reserva, regístrese y salga para los huéspedes, maneje el problema de los huéspedes, eso es todo deber de Riceptionist.