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Las debilidades más comunes en los sistemas de control interno de nómina se pueden clasificar en cuatro categorías: Riesgos, impacto, mitigación y monitoreo. Cada una de estas categorías tiene una serie de debilidades que deben tenerse en cuenta al organizar un proceso de nómina. Saber cómo abordar estos problemas puede ayudar a reducir las posibilidades de pérdida con el tiempo.
• Riesgos: los riesgos dentro del sistema de control interno de nómina incluyen una serie de problemas de informes financieros. Estos problemas pueden reconocerse como subestimaciones de las confiabilidades relacionadas con la nómina y los beneficios a los empleados o como clasificaciones erróneas de los costos laborales. La ineficiencia operativa puede ocurrir si todavía existen empleados fantasmas o despedidos en la nómina. Cualquier violación de las leyes federales y estatales de salarios y horas puede comprometer el cumplimiento normativo.
• Impacto: los problemas de impacto financiero, de reputación y legales en los sistemas de nómina variarán según su tamaño, oportunidad y naturaleza. Para abordar estos impactos de manera adecuada, es necesario comprenderlos realmente. Los errores en los informes financieros pueden resultar en malas decisiones de gestión que, a su vez, pueden afectar negativamente a las partes interesadas e inversores. Una vez más, los pagos a los empleados fantasmas pueden tener un impacto negativo en la liquidez y aumentar la carga fiscal.
• Mitigación: al implementar sistemas de control de nómina, las empresas deben tener mucho cuidado de que los beneficios no superen el costo. Los problemas de clasificación se pueden identificar revisando las clasificaciones laborales de los empleados entre costos directos e indirectos, mientras que la capacitación adecuada de la administración y los supervisores puede ayudar a aumentar el cumplimiento normativo. Si la segregación de funciones no es rentable, es posible que las empresas deban llevar a cabo una revisión de gestión de nivel superior en la que consideren la aprobación de tarifas de pago, cambios de trabajo y despidos.
• Monitoreo: sin monitorear el diseño y la efectividad de los controles de nómina a lo largo del tiempo, es posible que cualquier sistema de control interno se vuelva ineficaz. Esto se debe a los cambios que ocurren en el personal y los procesos comerciales a lo largo del tiempo debido a una gestión inadecuada.