Un informe de traspaso lo redacta el propietario de una empresa o un empleado en un puesto en particular para informar a su reemplazo de lo que sucedió anteriormente y cómo garantizar que la transición sea fluida y sin problemas.
En el contexto de una pequeña empresa hotelera, un informe de traspaso deberá abarcar detalles minuciosos de las operaciones diarias de la empresa para que los sustitutos sean plenamente conscientes de la mejor forma de asumir sus funciones. El mejor curso de acción probablemente sería que cada empleado creara su propio informe de traspaso para su reemplazo, ya que esto dividirá las operaciones de la empresa en porciones manejables.
Al crear un informe de traspaso, es posible que desee seguir los siguientes pasos:
- Cree una lista de todas las cosas que cree que su reemplazo necesitará saber
¿Cuáles son sus deberes diarios? ¿Qué cosas haces cada semana, mes, año, etc.? ¿Cuál es su cadena de mando en su puesto? ¿Qué contraseñas necesita saber y qué claves tiene en su poder y utiliza regularmente como parte de su trabajo? ¿Hay fechas próximas importantes en su calendario?
- Priorice esta información y organícela de una manera adecuada y fácil de entender.
Enfatice los proyectos en curso y cree un sentido claro de la escala de tiempo involucrada en ellos. Comience con los proyectos y deberes más importantes a largo plazo y pase a deberes menos importantes y más a corto plazo.
- Mapee y enumere claramente los documentos y elementos específicos del trabajo
Detalle dónde se pueden encontrar los documentos clave, claves, contraseñas, etc.
- Describe los objetivos clave de tu puesto y de la empresa en su conjunto.
Esto debería darle a su reemplazo un enfoque para su trabajo.