Gillian
Dictar se refiere a leer o escribir para que una persona transcriba o para que una máquina grabe. Una vez que el oficial ha planeado una carta, memorando o informe, se lo dicta a su secretaria. Dictar ahorra un tiempo precioso al oficial. Es así porque el gerente solo puede escribir a mano, lo que consume más tiempo que la taquigrafía. Por otro lado, el secretario sabe taquigrafía y puede escribir tan rápido como las palabras habladas del pesebre. Las cartas y los informes se preparan rápidamente y a tiempo. No solo se ahorra tiempo, sino también costes de papelería y mano de obra.
Permite flexibilidad. Antes de que se prepare el borrador final, el material se puede ajustar agregando, eliminando, recortando o corrigiendo. La calidad del trabajo mejora dando una buena impresión a los clientes, proveedores y otros lectores. Antes de dictar, se sugiere dar instrucciones especiales, como número de copias al carbón, tabulación inusual de figuras, etc. Antes de comenzar a dictar, permita que su secretaria se prepare. Al dictar, es importante deletrear palabras y nombres poco comunes y difíciles cuando los usa por primera vez. Edite y revise el borrador del dictado antes de que finalmente se escriba.