Abbigail
Algunas de las
pautas para hacer que los comités sean efectivos son las siguientes:
Autoridad ': La autoridad de un comité debe especificarse para que los miembros
sepan si su responsabilidad es tomar decisiones o recomendaciones o
simplemente deliberar y brindarle al presidente algunas ideas sobre el tema bajo
discusión.
Tamaño: De un comité es muy importante. La complejidad de las interrelaciones
aumenta enormemente con el tamaño del grupo. Si el grupo es demasiado grande, es
posible que no haya suficientes oportunidades para una comunicación adecuada entre sus miembros.
Por otro lado, si el grupo es demasiado pequeño, digamos 3 personas. Hay un
posibilidad de que dos formen una coalición contra el tercer miembro. Como
regla general, un comité debe ser lo suficientemente grande como para promover la deliberación e
incluir la amplitud de experiencia requerida para el trabajo, pero no tan grande como para
perder tiempo o fomentar la indecisión.
Membresía: Los miembros de un comité deben seleccionarse cuidadosamente. Para que el
comité sea eficaz, los miembros deben ser representativos de los
intereses a los que se espera que sirvan. También deben poseer la
autoridad requerida
y poder desempeñarse bien en un grupo. Además, los miembros
deben tener la capacidad de comunicarse bien y tomar decisiones grupales al
pensamiento grupal integrado que por un compromiso inapropiado
Asunto: El trabajo del comité debe limitarse a temas que puedan ser
tratados en discusiones grupales. Ciertos tipos de temas se prestan a la
acción del comité, mientras que otros no. Los comités serán más efectivos si
se distribuye una
agenda e información relevante con suficiente anticipación para que los
miembros puedan estudiar el tema antes de la reunión.
Presidente: La selección del presidente es fundamental para una
reunión de comité eficaz
. Una persona así puede evitar los desperdicios y los inconvenientes de los comités
planificando la reunión preparando la agenda, teniendo en cuenta que los resultados de la investigación
están disponibles para los miembros con anticipación, formulando propuestas definidas para discusión
o acción, y conduciendo la reunión de manera efectiva. El presidente marca el
tono de la reunión, integra las ideas y evita la discusión.
Errante.
Actas: La comunicación eficaz en los comités generalmente requería la circulación de
actas y la verificación de las conclusiones. A veces, los individuos salen de una reunión con
diferentes interpretaciones sobre qué acuerdos se alcanzaron. Esto se puede evitar
tomando minutas minuciosas de la reunión y distribuyéndolas en forma de borrador para su
corrección o modificación antes de que el comité apruebe la copia final.
Rentabilidad: un comité debe valer su costo. Puede ser difícil
contar los beneficios, especialmente los hechos intangibles como la moral, el estatus mejorado
de los miembros del comité y el valor del comité como un dispositivo de capacitación para mejorar el
trabajo en equipo. Pero el comité solo puede justificarse si los costos se compensan con
beneficios tangibles e intangibles.