Santina
Ein effektives Informationssystem bietet dem Benutzer zeitnahe, genaue und relevante Informationen. Diese Informationen werden in Computerdateien gespeichert, wenn die Dateien ordnungsgemäß angeordnet und verwaltet werden, sodass Benutzer leicht auf die benötigten Informationen zugreifen und sie abrufen können. Sie können die Bedeutung der Dateiverwaltung erkennen, wenn Sie schon einmal eine Hausarbeit mit Karteikarten geschrieben haben, egal wie effizient Ihr Speichermedium eine Metallbox oder ein Gummiband ist.
Wenn Sie die Karten nach dem Zufallsprinzip organisieren, hat Ihre Hausarbeit Kittle oder keine Organisation. Wenn Sie genügend Zeit haben, könnten Sie die Karten in Ordnung bringen, aber Ihr System wäre effizienter, wenn Sie Ihr Organisationsschema frühzeitig einrichten würden. Wenn Ihr Schema flexibel genug und gut dokumentiert ist, können Sie es erweitern, um keine Änderungen Ihres Standpunkts zu berücksichtigen, während Sie Ihre Arbeit schreiben.
Das gleiche Bedürfnis nach Aktenorganisation gilt für Formulare. Gut verwaltete, sorgfältig geordnete Dateien erleichtern die Beschaffung von Daten für Geschäftsentscheidungen, während schlecht verwaltete Dateien zu Chaos in der Informationsverarbeitung, hohen Kosten, schlechter Performance und wenig Flexibilität, wenn überhaupt, trotz hervorragender Hard- und Software führen. Viele Organisationen verfügen aufgrund einer schlechten Dateiverwaltung über ineffiziente Informationssysteme. Organisieren von Daten in einer Traditionsdateien existieren in der Datenbank.