Der Kommunikationsprozess lässt sich am besten als die Übertragung einer Nachricht von einem Sender an einen Empfänger beschreiben. Das Studium des Kommunikationsprozesses ist in der Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung, da Unternehmen unbedingt beobachten möchten, wie sich die Kommunikation auf den Handel auswirken kann. Es muss als sicher angesehen werden, dass eine gute Kommunikation zu guten Gewinnen führt und eine schlechte Kommunikation zu einer schlechten Leistung führen kann. Der Kommunikationsprozess besteht aus vier Schlüsselkomponenten, dies sind:
- Codierung
- Übertragungsmedium
- Dekodierung
- Rückmeldung
Wie bei einem Zyklus hat jeder Faktor einen Einfluss auf den anderen, und der Zyklus als Ganzes wird ein vollständiges Bild des Kommunikationsprozesses erstellen, beginnend beim Sender und endend beim Empfänger.
Die Kodierung ist der Teil des Prozesses, bei dem die Informationen der Quelle, in diesem Fall des Absenders, in zu sendende Informationen kodiert werden.
Das Medium bezieht sich auf die Art und Weise, wie diese verschlüsselten Informationen zusammengestellt und gesendet werden. Hiervon ausgenommen ist die physikalische Form der Übertragung von Daten wie Bücher, Disketten oder Dateien, Übertragungsmedien sind eher elektronische Daten wie Glasfaserkabel, Infrarotkabel, elektronische Übertragungen oder Funk- und Mikrowellen.
Die Dekodierung ist der Teil des Prozesses, bei dem die verschlüsselten und an den Empfänger gesendeten Informationen über die verschiedenen im Abschnitt Übertragung erwähnten Methoden interpretiert werden. Dieser Teil des Zyklus ist fast das genaue Gegenteil des Kodierverfahrens.
Dies ist der letzte Teil des Zyklus und ermöglicht es dem Empfänger, die vom Sender gewonnenen Informationen auszuwerten. Feedback in jeglicher Form, sei es verbal oder physisch, ist wichtig, damit der Absender nachvollziehen kann, ob die Nachricht eingegangen ist.