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Der Kommunikationsprozess ist ein wechselseitiger Prozess, der eine Reihe von Schritten umfasst, die sich auf den Sender und den Empfänger beziehen, die die wichtigsten Teilnehmer am Prozess sind. Der Erfolg des Kommunikationsprozesses hängt stark von der richtigen Auswahl des Kommunikationsmediums ab. Darüber hinaus sind die Schritte mit der Genauigkeit auszuführen, die erforderlich ist, um einen reibungslosen Ablauf des gesamten Prozesses zu gewährleisten.
In der ersten Phase bekommt der Absender eine Vorstellung vom Versenden einer Nachricht. Nachdem er die Machbarkeit der Idee überprüft hat, um sie in eine vollwertige Nachricht zu verwandeln, würde der Absender die Ergebnisse anhand der Idee bewerten und den Weg gehen, den die Ergebnisse vorschlagen.
Zweitens kodiert der Sender die Idee in eine Nachricht, die er an einen Empfänger senden will. Die bei diesem Schritt getroffene Vorsichtsmaßnahme besteht darin, sicherzustellen, dass der Empfänger keine Schwierigkeiten hat, die Nachricht nach dem Empfang zu entschlüsseln.
Der zentrale Schritt des Prozesses ist das Senden der Nachricht vom Sender zum Empfänger, die die wichtigste Phase des Kommunikationsprozesses ist. Der Faktor, der die Phase tatsächlich so bedeutend macht, ist die Wahl des Mediums, über das die Nachricht gesendet werden soll.
Die letzten drei Schritte beziehen den Empfänger mit ein, wobei der vierte Schritt den Empfang der Nachricht durch den Empfänger beinhaltet. Als nächstes kommt der fünfte Schritt, in dem der Empfänger die Nachricht entschlüsselt und sein eigenes Verständnis dafür entwickelt. Später schickt er dem Sender eine Rückmeldung, je nachdem, ob die tatsächliche Bedeutung der Nachricht mit der Interpretation des Empfängers vereinbar ist.