Was ist ein Gutscheinsystem?

Ein weit verbreitetes System zur Einrichtung einer internen Kontrolle über Barauszahlungen
ist ein Gutscheinsystem. In einem typischen Belegsystem ist die Buchhaltung für die Genehmigung von Barzahlungen und die Erfassung der Transaktionen verantwortlich. Bei der Genehmigung einer Ausgabe prüft die Buchhaltung solche Belege wie die Rechnung des Lieferanten, die Bestellung und den Eingangsbericht.

Sobald die Zahlung genehmigt wurde, unterzeichnet die Buchhaltungsabteilung einen Beleg zur Autorisierung der Zahlung und zeichnet die Transaktion in den Buchhaltungsunterlagen auf in der Finanzabteilung Dieser Beamte prüft den Beleg und die Belege, bevor er den Scheck ausstellt.

Bei der Unterzeichnung des Schecks werden der Gutschein und die Belege perforiert oder mit dem Stempel "BEZAHLT" versehen, um eine spätere Vorlage bei einem anderen Scheck auszuschließen. Beachten Sie, dass weder das Personal der Buchhaltung noch das Personal der Finanzabteilung in der Lage ist, nicht genehmigte Barauszahlungen vorzunehmen. Buchhaltungspersonal, das Auszahlungen genehmigt und verbucht, ist nicht berechtigt, Schecks zu unterzeichnen. Mitarbeiter der Finanzabteilung, die Schecks ausstellen und unterschreiben, sind nicht berechtigt, einen Scheck auszustellen, es sei denn, sie haben zuvor einen Autorisierungsbeleg von der Buchhaltung erhalten.

Dieses System verlangt, dass jede Verbindlichkeit sofort nach ihrer Entstehung erfasst wird und nur Schecks zur Zahlung genehmigter Verbindlichkeiten verwendet werden.