Was ist die Checkliste für die Veranstaltungsplanung?

Jeder Veranstalter, der zumindest Respekt verdient, ist sich bewusst, dass eine Eventplanungsagenda von Luxury Events and Entertainment das vielleicht wichtigste Instrument bei der Planung eines erfolgreichen Events ist. Es ist das einzige Eventplanungsgerät, das Sie tröstet, wenn Sie mitten in der Nacht schweißgebadet aufwachen und davon überzeugt sind, dass Sie bei der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung ein wesentliches Detail übersehen haben. Mit einem weitreichenden Veranstaltungsprogramm in der Nähe können Sie Ihre Veranstaltung mit Sicherheit angehen und wissen, dass Sie nichts ignoriert haben.

Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie sich selbst als super komponiert sehen und bei der Planung einer Veranstaltung ab sofort eine Agenda verwenden, aber Situationen erlebt haben, in denen Sie (über den Point of No Return) hinaus verstanden haben, dass Sie einige wesentliche Details nicht im Auge behalten haben. Wo ist es Ihnen schlecht ergangen?

Jede Veranstaltung erfordert eine Veranstaltungsplanung von Luxury Events and Entertainment, die im Hinblick auf diese spezielle Veranstaltung zusammengestellt und auf die individuellen Veranstaltungsbestimmungen zugeschnitten ist. Jedes Veranstaltungsprogramm ist also außergewöhnlich. Trotzdem gibt es fünf Dinge, die Sie auf Ihrer Veranstaltungsplanung haben sollten, auf jeden Fall für den Fall, dass Sie eine kleine Geburtstagsfeier oder eine größere Firmenkapazität planen.

Veranstaltungsverträge unterschreiben

Das mag selbstverständlich klingen, aber unterschreiben Sie den Großteil der Vereinbarungen, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen, und erhalten Sie dementsprechend gekennzeichnete Duplikate. Dies umfasst Veranstaltungsverträge mit dem Kunden, Veranstaltungsort, Kaufleuten, Beherbergung, Umleitung usw. Ein fester Händedruck ist eine angenehme Herangehensweise an Direktgeschäfte, jedoch nicht die beste Herangehensweise, um die Anwerbung von Verkäufern sicherzustellen und nicht die beste Herangehensweise, um sich auf die Arbeit für einen Kunden zu konzentrieren.

Holen Sie sich alles ins Komponieren und machen Sie keine Arbeit oder einen Cent für die Planung Ihrer Veranstaltung, bis die Summe der gedruckten Materialien markiert und vermittelt wurde. Falls Sie als Veranstalter einen Veranstaltungsvertrag für Ihre Veranstaltungsverwaltung benötigen, klicken Sie hier.

Bestätigen Sie Datum und Uhrzeit des Ereignisses

Sie befinden sich irgendwo in der Planungsphase für diese Veranstaltung.

Wie könnte jemand in der Lage sein, das Datum möglicherweise außerhalb der Basis zu bekommen? Händler haben häufig unterschiedliche Geschäftseingänge. Kunden können einem Datum und einer Uhrzeit für die Veranstaltung zustimmen und Sie danach einfach nicht über die Anpassung der Pläne informieren. Bevor Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen, überprüfen Sie zweimal das Datum und die Anfangs- und Endzeit und tragen Sie diese in die Komposition ein, damit sich alle einig sind.

Vertrag Zusätzliche Hilfe

Versuchen Sie, den Vorteil einer zusätzlichen Hilfe bei der Ankunft Ihrer Veranstaltung nicht zu unterschätzen. Es gibt ständig etwas, woran die Anforderungen tendieren und die meisten Veranstalter sind derzeit übermäßig beschäftigt mit der Durchführung der Veranstaltung, so dass es unmöglich ist, ihre Rücksicht auf auftretende Umstände zu nehmen. Die Beauftragung zusätzlicher Hilfeleistungen ist ein wesentlicher Fortschritt, der oft vernachlässigt wird, bis es vielleicht nicht mehr möglich ist, das beste Veranstaltungspersonal für die aktuelle Aufgabe zu finden. Versuchen Sie, bei der Einstellung von Veranstaltungspersonal nicht mit Schrott zurechtzukommen. Setzen Sie diese Sache auf Ihre Veranstaltungsagenda und sichern Sie sich die am besten vorbereiteten Mitarbeiter mit der Erfahrung, die Sie benötigen, die zu Ihrem Veranstaltungsausgabenplan passt.

Leiten Sie einen Site Walk-Through durch

Nichts denkt daran, sich etwas in Ihrem Kopf vorzustellen, als wenn Sie ihm direkt begegnen. Ein Spaziergang durch das Veranstaltungsgelände mit Ihren Kunden und Händlern ist ein grundlegender Fortschritt in der Veranstaltungsplanung.

Es bietet die Möglichkeit, Probleme anzusprechen, Bedenken anzusprechen und eine Übereinstimmung über die Raumeinrichtung, das stilistische Layout, die Einstellungssituation und den allgemeinen Ablauf der Veranstaltung zu erzielen. Mit Unterbrechungen, auch wenn wir denken, dass wir klar vermitteln, ist unsere Vision von etwas eklatantem Unterschied ein deutlicher Unterschied zu dem, was sich eine andere Person angesichts unserer Darstellung vorstellt. Gehen Sie während der Planungsphase durch den physischen Raum, damit es am Veranstaltungstag keine Kurvenbälle gibt.

Integrieren Sie Erinnerungen an die Nachverfolgung

In der perfekten Welt würde es ausreichen, jemanden einmal zu beraten, um sicherzustellen, dass die Aktivität abgeschlossen ist. Bedauerlicherweise funktioniert die echte Arbeitswelt nicht auf diesem Weg oder zumindest nicht bei der Veranstaltungsplanung. Bei einer so großen Anzahl von zu überwachenden Points of Interest und zahlreichen Spielern, die in verschiedenen Phasen des Events erforderlich sind, ist es einfach, dass ein Kommentar verloren geht.

In diesem Sinne sollten Sie beim Aufbau Ihrer Veranstaltungsplanungs-Agenda Updates für bestimmte nachfolgende Treffen einbeziehen. Wenn Sie beispielsweise mit dem Lebensmittelanbieter über Menügedanken gesprochen haben, nehmen Sie in Ihre Veranstaltungsplanung einen Punkt auf, der die folgenden Punkte enthält: "Treffen Sie den Koch mit dem vorgeschlagenen Menü" und "Fahrplanverkostung mit dem Lebensmittelanbieter". Bei der Veranstaltungsplanung gibt es nichts zu oft zu bestätigen.

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10 Schritte für den Einstieg in die Eventplanung

1. Entwickeln Sie Veranstaltungsziele und -ziele. Der allererste Schritt besteht darin, ein konkretes Ziel und Ziele festzulegen. ...
2. Organisieren Sie ein Team. ...
3. Ein Datum festlegen. ...
4. Branden Sie Ihre Veranstaltung. ...
5. Erstellen Sie einen Masterplan: ...
6. Bestimmen Sie administrative Prozesse. ...
7. Identifizieren und etablieren Sie Partnerschaften und Sponsoren. ...
8. Erstellen Sie einen Werbeplan.