Eine Datenbank ist wichtig, weil sie alle Dateien in einem computergestützten Informationssystem verfolgt. Datenbanken werden verwendet, um Daten wie Tabellenkalkulationen, Word-Dokumente und Korrespondenz zu speichern und zu klassifizieren. Es gibt verschiedene Arten von Datenbanken – zum Beispiel ermöglicht Software wie Microsoft Project Geschäftsleuten die Verfolgung von Projektzeitplänen über eine detaillierte, mehrschichtige Datenbank, die alphanumerische Daten enthält. Die Project-Software ermöglicht es Benutzern auch, Abfragen einzugeben, die bestimmte Informationen in einer Datenbank anzeigen können. Diese Anwendung bietet auch ein cooles Tool zum Erstellen professioneller Formulare, mit dem alle Benutzer, die über Berechtigungen für das System verfügen, bestimmte Daten von seinen Banken abrufen können.
- Sicherheit und Organisation
Das Speichern aller Daten an einem Ort kann eine hervorragende Möglichkeit sein, alle relevanten Informationen in einem computerbasierten System zu organisieren. Ohne eine Datenbank können Dateien unorganisiert werden, und es kann schwierig sein, Informationen zu finden und Fakten aus verschiedenen Dateien zu vergleichen. Durch die genaue Benennung von Dateien und deren Speicherung in einer Datenbank bieten einfache, organisierte und sichere Datenbanken (diese Datenbanken können passwortgeschützt sein) ihren Benutzern viele Vorteile.
Einige Datenbanken verfügen über ein riesiges Tabellenkalkulationsformat, in das Benutzer jedes Mal, wenn sie neue Informationen erhalten, Daten wie Datumsangaben, Zahlen, Dollarbeträge und Namen eingeben. Tatsächlich sind diese Arten von zugangsbasierten Systemen sehr beliebt und werden täglich von vielen Unternehmen, kleinen Unternehmen und anderen Arten von Unternehmen verwendet. Ein Beispiel für diese Art von System wäre eine Datenbank, die Direktmailing-Informationen für ein Unternehmen speichert – diese spezielle Datenbank würde Namen, Adressen und Postleitzahlen für alle Personen im Kundendatensatz eines Unternehmens enthalten. Wenn Werbeaktionen versandt werden müssen, kann die Datenbank verwendet werden, um Mailings zu organisieren und Etiketten zu drucken.
Wie Sie sehen, bieten Datenbanken viele praktische Vorteile und haben nur wenige Nachteile für die Benutzer. Häufig verfügen gängige Softwareprogramme über praktische, integrierte Datenbanken zum Organisieren von Informationen.