Шания
Ответное письмо написано в ответ на письмо-запрос. Письма-запросы и ответы на них обычно представляют собой деловые письма. Они очень важны. Если запрос обработан должным образом, он дает ценную деловую информацию в ответах. Это может помочь сэкономить деньги и получить прибыль. Если ответ на запрос составлен эффективно, он может укрепить репутацию и увеличить продажи. С каждым письмом-запросом следует обращаться вежливо, независимо от того, предоставляется ли запрашиваемая информация или нет. Точная информация, если таковая имеется, должна быть дана кратко, но полностью.
Когда заказ получен, следует немедленно сделать подтверждение его принятия или подтверждения. Это знак вежливости и хороших деловых отношений. Однако на практике подтверждение обычно не делается, если заказ также служит для подтверждения.
Подтверждение заказов от новых клиентов и постоянных клиентов должно быть оформлено иначе. В случае нового клиента наиболее уместно личное письмо, в котором он попадает в список довольных постоянных клиентов. Однако в случае с постоянным клиентом можно использовать официальное письмо. Но когда заказ необычного размера, формальное письмо считается неадекватным. Затем следует написать личное письмо, «поблагодарив покупателя за его бизнес и поздравив его с таким успешным обращением с товарами фирмы-продавца».