Каким должен быть внутренний контроль за наличными платежами?

Денежные средства можно классифицировать как форму ликвидных активов, они могут быть легко переведены, и они не полностью идентифицируются одним единственным термином. Хорошая идея - иметь строгий контроль за процедурами обращения с наличными внутри компании, поскольку это защитит человека, получающего деньги, а также человека, который их платит. Как и в случае со всеми другими действующими внутренними процедурами, очень важно, чтобы средства контроля были подробно описаны в письменной форме, чтобы все были осведомлены о действующих процедурах. 
Все платежи наличными должны быть указаны в письменной форме сразу после получения денег. Важно, чтобы были написаны две копии квитанции, и одна из них была передана лицу, выплачивающему деньги, а лицо, получающее деньги, должно сохранить вторую копию. Допустимый формат, который можно использовать для двойных копий квитанций, включает распечатки из кассового аппарата, письменные копии, а также квитанции, которые генерируются на компьютере. В квитанциях, написанных от руки или созданных на компьютере, должна быть указана сумма полученных денежных средств, имя лица, которое их платит, дата получения, назначение платежа, номер счета и имя на счете, а также человек, получающий деньги.  
Если какие-либо суммы наличных получены по почте, необходимо подготовить квитанцию ​​и отправить ее лицу, осуществившему платеж, а копию следует оставить в компании. При вскрытии почты рекомендуется, чтобы при открытии почты присутствовали два человека, так как это обезопасит человека, который с ней имеет дело. Важно, чтобы доступ к наличным деньгам был по возможности ограничен несколькими людьми, а лучше всего одним человеком. Это означает, что они несут ответственность за деньги.

При отсутствии хорошо организованной системы внутреннего контроля существует много шансов незаконного присвоения денежных средств. Существуют разные варианты внутренней проверки при оплате наличными. Платежи чеками, выдача перекрещенных чеков, неиспользованная чековая книжка, надлежащая авторизация, запись в кассовой книге, надлежащее согласование ваучеров и т. Д. Являются предложением для внутренней проверки. По возможности все платежи, за исключением мелкой наличности, должны производиться чеками. Перед отправкой чеки следует перечеркнуть. Неиспользованные чековые книжки должны храниться под контролем ответственного должностного лица, чтобы они не могли быть использованы путем подделки подписи должностных лиц.

Перед выпиской чека его необходимо предъявить вместе со счетом получателя на подпись ответственному лицу. Кассир не должен санкционировать платежи особого характера. Директора должны это сделать. Следует осуществлять внутренний контроль за составлением ведомостей заработной платы для предотвращения мошенничества и манипуляций. Как только оплата произведена, она должна быть записана в кассовой книге. Все платежные чеки должны быть зарегистрированы и размещены в порядке их возникновения, чтобы облегчить последующую проверку аудиторами.

Принимаются различные меры по усилению внутреннего контроля за наличными деньгами. Первый элемент - это разделение обязанностей. Согласно этому элементу контроля, ни одно лицо не должно иметь набора обязанностей, которые могут помочь ему присвоить активы компании. Во-вторых, для передачи физических активов требуется соответствующее разрешение. В-третьих, обязанности и ответственность сотрудников должны быть четко определены и доведены до сведения. Документация требуется для всех совершаемых транзакций. Компании должны иметь политику обеспечения наличных денег, и банковская выверка очень необходима. Более того, для определения внутреннего контроля над денежными средствами компании должны быть рассчитаны такие коэффициенты, как коэффициент ликвидности, коэффициент платежеспособности и оборотный капитал.

Систематическая система бухгалтерского учета с мониторингом всех операций с наличными деньгами, такими как входящие и исходящие записи, уровни аутентификации и утверждения.