Я бы начал с того, что просто поговорил с вашим руководителем о переводе и о том, что вам нужно сделать, чтобы получить этот перевод. Если они скажут вам, что вам нужно написать письмо (а не служебную записку или электронное письмо), я буду следовать стандартному формату делового письма, если ваше рабочее место обычно не соответствует другому шаблону.
Не забывайте говорить прямо, по делу и формально. Вы можете найти шаблоны в Microsoft Word (если вы используете этот текстовый редактор) или другие примеры в Интернете. Их так много, что я не могу предложить ни одного. Не забудьте использовать строку темы, чтобы сообщить получателю о том, что запрашивает ваше письмо (перевод).