Любое письмо должно быть кратким, ясным и соответственно вежливым, а также свидетельствовать о знании потребностей или требований человека или компании.
Начните письмо со своего контактного адреса (почтовый и электронный) с правой стороны, а затем укажите дату написания письма (которую следует написать полностью, например, «15 мая 2011 г.», а не '15.05.11 ').
Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете, если возможно: использование его имени вместо написания «Уважаемый сэр / мадам» или «Кому это может быть интересно» показывает, что вы действительно заботитесь о деле, на которое вы хотите сделать пожертвование. ваше время или услуга.
В первой строке вашего письма должно быть указано, почему вы пишете этому человеку или компании; точно скажите, какую услугу вы предлагаете пожертвовать и почему вы хотели бы ее предложить. Это также хорошее время, чтобы упомянуть, как вы узнали о человеке или компании, как вы узнали, что им нужна эта услуга, и что вы лично можете предложить, пожертвовав эту услугу.
Затем вы можете использовать оставшуюся часть письма, чтобы расширить свои полномочия (почему вы имеете право предлагать эту услугу?) И опыт (если вы ранее жертвовали аналогичную услугу, вы можете рассказать о том, чего вы достигли в результате этого, и что человек или компания, которой вы пожертвовали услугу, смогли получить от нее). При необходимости вы также можете указать свою доступность и другие контактные данные, например номер телефона.
Наконец, прежде чем подписаться словами «С уважением» (если вы не знаете имени человека) или «С уважением» (если знаете), вы можете добавить строку для подписания, которая звучит дружелюбно, обнадеживающе, профессионально, и уверенный, например: «Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если потребуется дополнительная информация» или «С уважением».