Как и в любом официальном письме, форма запроса на продление отпуска должна выглядеть профессионально. Это будет включать:
- Имя заявителя и контактная информация в правом верхнем углу страницы.
- Дата справа, внизу вверху
- Контактное имя соответствующего лица в компании слева
- Адрес компании ниже приведенного выше, за которым следует несколько пустых строк.
- Тема: Заявление о продлении отпуска на 10 дней
- Основная часть текста после еще одной пустой строки
После обращения к человеку, которому адресовано письмо, например, «Уважаемый г-н Xxxxx» или «Уважаемая г-жа Xxxx», следует указать просьбу о продлении отпуска и требуемый период продления. Это можно сделать примерно так:
«Я недавно подал заявку и получил (укажите количество дней) отпуск в днях или на (укажите причину первоначально предоставленного отпуска). К сожалению, теперь у меня возникла необходимость запросить продление этого отпуска на (укажите количество необходимых дней), потому что (укажите конкретную причину, по которой требуется продленный отпуск).
Затем можно использовать дополнительный абзац, чтобы извиниться за неудобства и т. Д., А также пообещать компенсировать потерянное время по возвращении. Затем следует запрос на подтверждение продленного отпуска. Наконец, письмо нужно подписать.
Прежде всего, важно четко и честно указать причину запроса. Если запрос будет удовлетворен и позже выяснится, что причина не была уважительной, это может привести к дисциплинарным взысканиям или, в некоторых особо серьезных случаях, даже к увольнению.
Таким образом, заявитель должен быть уверен, что продление отпуска действительно необходимо и имеет достаточно важное значение, чтобы оправдать продление. Образцы, дающие представление о таком письме, можно найти на
сайтах Letters и
Docstoc..