Что такое ваучерная система?

Одной из широко используемых систем внутреннего контроля за выплатами наличных
является ваучерная система. В типичной системе ваучеров бухгалтерия отвечает за утверждение платежей наличными и за регистрацию транзакций. При утверждении расходов бухгалтерский отдел проверяет такие подтверждающие документы, как счет-фактура поставщика, заказ на поставку и отчет о получении.

После утверждения платежа бухгалтерский отдел подписывает ваучер, разрешающий платеж, и регистрирует транзакцию в бухгалтерских записях (другие названия ваучера включают форму утверждения счета и авторизацию чека. Ваучер и подтверждающие документы затем отправляются казначею или другому должностному лицу. в финансовом отделе. Это должностное лицо проверяет ваучер и подтверждающие документы перед выпиской чека.

Когда чек подписан, в ваучере и подтверждающих документах делается перфорация или печать «ОПЛАЧЕНО», чтобы исключить любую возможность их представления позже в подтверждение другого чека. Обратите внимание, что ни персонал бухгалтерии, ни персонал финансового отдела не могут производить несанкционированные выплаты наличными. Бухгалтерский персонал, утверждающий и регистрирующий выплаты, не уполномочен подписывать чеки. Персонал финансового отдела, который выдает и подписывает чеки, не имеет права выписывать чеки, если они сначала не получили авторизационный ваучер от бухгалтерии.

Эта система требует, чтобы каждое обязательство регистрировалось сразу после его возникновения и чтобы для оплаты утвержденных обязательств использовались только чеки.