Каждая компания, независимо от того, производит ли она и продает продукцию или предоставляет услуги, нуждается в ресурсах для эффективного ведения своего бизнеса. Цикл расходов (EC) - это процесс или, скорее, последовательность связанных процессов, связанных с приобретением определенных основных средств, производимых компонентов или сырья и использованием рабочей силы или рабочей силы, необходимых для достижения конечной цели, а именно: продать готовую продукцию.
Таким образом, ЭК можно описать как последовательность событий, ведущую от решения о том, что что-то необходимо, к окончательной оплате требуемого товара. Эта последовательность зависит от компании, в зависимости от сложности и размера каждой конкретной организации. В большинстве крупных компаний ЕС состоит из установленного протокола, включающего серию определенных шагов. Ниже приводится краткое описание этих шагов.
Первый шаг - это заявка на покупку. Это документ, заполняемый любым отделом по мере необходимости. Затем он передается в отдел закупок (PD) для утверждения.
После того, как PD утвердит заявку, создается заказ на поставку. Копии этого заказа рассылаются соответствующему поставщику, отделу получения товара и бухгалтерии (AD).
При доставке получающий отдел создает отчет о доставке и пересылает его копию в AD. Затем AD сравнивает заказ на поставку, отчет о доставке и счет, полученный от поставщика. Если все суммы совпадают, записывается кредиторская задолженность, инвентаризация корректируется и счет утверждается.
Затем все документы отправляются в казначейство в виде так называемых ваучеров. Затем казначейство готовит и подписывает чек, отмечает все документы как оплаченные и возвращает их в AD.