Un cycle de traitement de données est le processus d'entrée d'informations (ou de données) dans un système informatique pour les convertir en informations utiles. Le terme « cycle de traitement des données » fait référence à l'ordre dans lequel les données sont traitées. Il y a quatre étapes principales du cycle de traitement des données, qui sont les suivantes.
- Collecte et préparation des données - C'est la première étape du cycle, la collecte des données et leur préparation afin d'être comprises par un ordinateur. Cela peut être fait de plusieurs manières, notamment des enquêtes, des enregistrements sonores, des questionnaires, des formulaires en ligne et hors ligne, des enquêtes pratiques et des recensements, parmi de nombreuses autres méthodes. Un exemple de ceci serait un bordereau de catalogue Argos - les données sont collectées de telle manière que lorsque le bordereau est placé dans l'ordinateur, il peut lire et comprendre les informations.
- Saisie des données - Il s'agit de la saisie des données dans un système. C'est une tâche répétitive dans laquelle chaque segment de données doit être introduit dans le système. Les données doivent être saisies dans l'ordinateur avant de pouvoir être traitées. Il peut s'agir du total des transactions de vente pour un point de vente au détail.
- Traitement et stockage des données - Les données sont stockées dans des fichiers qui peuvent être mis à jour lorsque les données sont modifiées ou ajoutées. Les fichiers sont constitués d'enregistrements et chaque enregistrement est composé de différents champs. Les données sont traitées par l'ordinateur. L'ordinateur pourrait utiliser Excel pour calculer le total des ventes tout au long de la journée, pour reprendre l'exemple ci-dessus.
- Sortie de données - Les données ont maintenant été traitées et sont sa forme utile, c'est-à-dire qu'elles sont maintenant des informations. Pour continuer avec l'exemple des transactions de vente pour un point de vente, la sortie pourrait être la transaction récapitulative, et serait affichée par l'ordinateur dans une feuille de calcul Excel.