Les systèmes d'information informatisés présentent de nombreux avantages, dont les plus notables sont les suivants :
- La vitesse supérieure avec laquelle les données peuvent être consultées
- La confidentialité supplémentaire offerte par des techniques telles que le cryptage
- Redondance des données
- La réduction de l'espace nécessaire pour stocker les informations.
Vitesses d'accès
Un système informatique peut trier, stocker et récupérer des données beaucoup plus rapidement. Des outils puissants permettent d'interroger rapidement les données, ce qui facilite la recherche d'individus par des identifiants non primaires, tels que l'adresse ou le numéro de téléphone, par exemple.
Confidentialité Les
fichiers d'un système d'information informatisé peuvent être protégés par mot de passe et cryptés, de sorte que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données. Les systèmes d'information manuels s'appuient sur des serrures et des clés physiques pour contrôler l'accès.
Dans un système manuel, il est difficile de surveiller et d'auditer ceux qui ont accès aux données. Il ne permet pas non plus la séparation des privilèges qu'un système informatique peut fournir, par exemple en permettant à certains utilisateurs à la fois de lire et d'écrire des données, tout en empêchant d'autres d'apporter des modifications.
Piste d'audit
Il est presque impossible de suivre les modifications et les ajouts à un système manuel sans une paperasse encore plus volumineuse et des couches de gestion pour superviser cette tenue de registres supplémentaire. Les systèmes informatiques peuvent enregistrer quel utilisateur a accédé à quelles données, à quel moment, ainsi que toutes les modifications qui ont été apportées.
Espace nécessaire et disponibilité des données
Les classeurs sont encombrants et même un système modeste pourrait facilement s'étendre pour remplir une pièce. Alors que les systèmes informatiques trient automatiquement les données, les systèmes manuels nécessitent une maintenance continue afin de conserver leur intégrité, sinon le système peut s'effondrer très rapidement.
De plus, dans un système manuel, les données conservées à un endroit ne sont pas instantanément disponibles ailleurs. Un appel téléphonique devra être passé au magasin de données pour demander les informations, puis les fichiers pertinents devront être localisés et une copie faxée renvoyée.
Redondance
Les données informatiques sont faciles à copier et, par conséquent, des copies de sauvegarde peuvent être conservées. Un système manuel ne contient qu'une seule copie de chaque donnée, à moins qu'une routine de duplication coûteuse ne soit suivie.
Les sauvegardes peuvent également être conservées hors site, afin d'atténuer le risque que la destruction du magasin de données principal entraîne une perte complète des données.