Un grand nombre de grandes organisations dans le monde ont adopté des bases de données informatisées de préférence aux systèmes papier. Ceci suggère que les avantages des bases de données informatisées sont nombreux, et les bénéfices considérables.
Les avantages spécifiques incluent :
- Capacité de stockage de données supérieure
- Récupération de données plus rapide, en particulier lors de la recherche par champs secondaires tels que l'adresse
- L'analyse des données est beaucoup plus rapide - les rapports peuvent être générés automatiquement
- Le tri des données par paramètres spécifiques (par exemple la date de naissance) est beaucoup plus rapide
- La modification des données est beaucoup plus facile - pas besoin de liquide correcteur ou de réécriture de fiches d'enregistrement
- S'il est correctement configuré, il y a moins de risque de perte de données - ce qui met fin aux cartes mal classées
- Sécurité plus facile à gérer - les bases de données informatisées peuvent facilement utiliser une variété de privilèges d'accès pour différents utilisateurs
- Redondance des données - il est facile de conserver plus d'une copie des données en cas de sinistre
Vous devez cependant garder à l'esprit que les bases de données manuelles ont aussi leurs avantages :
- Ils ne nécessitent pas d'électricité
- Un système manuel ne subira pas de panne catastrophique - vous pourriez perdre quelques enregistrements, mais le reste du système fonctionnera toujours.
- Ils ne nécessitent pas de support technique spécialisé pour configurer et entretenir
- Ils sont généralement plus faciles à apprendre à utiliser - et sont normalement simplement triés par ordre alphabétique
- En supposant que votre site de stockage est sécurisé, vous savez alors que vos données sont également sécurisées - car il n'y a aucun moyen d'accéder à ces données de l'extérieur. Les systèmes informatiques peuvent être compromis de l'extérieur - par des pirates, par exemple.
- Parfois, des copies papier doivent être conservées pour une raison ou une autre, peut-être parce qu'il y a des diagrammes ou des dessins impliqués. Cependant, nous assistons de plus en plus à l'informatisation de ces dossiers, à mesure que la technologie de numérisation et les outils logiciels professionnels s'améliorent.