Comme son nom l'indique, un SGBD, ou système de gestion de base de données, est un logiciel informatique gérant des bases de données. En utilisant l'un des nombreux modèles de base de données, tels que les modèles relationnels ou de réseau, par exemple, il permet à d'autres logiciels et utilisateurs au sein d'un grand système de stocker et/ou de récupérer des données de manière efficace et structurée.
Le SGBD consiste en une combinaison de programmes logiciels pré-écrits contrôlant les fonctions suivantes d'une base de données :
- Espace de rangement
- Organisation
- La gestion
- Mettre à jour
- Récupération de données.
Un SGBD est classé selon les types de données et les structures utilisées. Il accepte et traite les demandes de données d'un programme d'application et répond en demandant au système d'exploitation d'accéder aux données pertinentes et de les transférer. Lorsqu'un SGBD est utilisé, il est plus facile pour une organisation d'apporter des modifications à son système d'information à mesure que les exigences évoluent, car des catégories de données supplémentaires peuvent être intégrées dans la base de données sans aucune interruption du fonctionnement du système existant.
Les organisations utilisent souvent un type de SGBD pour leurs transactions quotidiennes, tandis que le détail est ensuite transféré sur un autre ordinateur à l'aide d'un SGBD mieux adapté pour traiter les analyses et les enquêtes aléatoires. La conception globale d'un système est généralement décidée et créée par une coopération entre les analystes système et les administrateurs de bases de données.
L'importance des SGBD devient évidente lorsque l'on considère la quantité de données stockées et traitées par de grandes organisations telles que
- les organisations de santé comme les centres médicaux, les hôpitaux, etc.
- entreprises multinationales et
- agences gouvernementales, par exemple.
Il serait physiquement impossible de tenir des registres manuels sur papier pour toutes les données requises. Le SGBD ne réduit pas seulement considérablement les besoins en espace, il permet également un accès instantané à des informations qui, autrement, pourraient prendre des semaines à trouver. Imaginer un médecin à New York accédant aux dossiers d'un patient, par exemple, met en évidence à la fois les objectifs et la nécessité, ou l'importance, du SGBD.