Quel devrait être le contrôle interne sur les paiements en espèces ?

L'argent liquide peut être classé comme une forme d'actif liquide et il peut être facilement transféré et il n'est pas totalement identifié par un terme unique. C'est une bonne idée d'avoir des contrôles stricts pour les procédures d'encaissement en interne, car cela protégera la personne qui reçoit l'argent et également la personne qui paie l'argent. Comme pour toutes les autres procédures internes en place, il est très important que les contrôles soient détaillés par écrit afin que chacun soit au courant des procédures en place. 
Tous les paiements en espèces doivent être identifiés par écrit dès que l'argent est reçu. Il est important que deux copies du reçu soient écrites et que l'une d'elles soit remise à la personne qui paie l'argent et la personne qui reçoit l'argent doit conserver l'autre copie. Le format acceptable qui peut être utilisé pour les reçus en double copie comprend les impressions d'une caisse enregistreuse, les copies écrites et également les reçus générés sur l'ordinateur. Les reçus écrits à la main ou générés sur ordinateur doivent indiquer la valeur des espèces reçues, le nom de la personne qui les paie, la date de réception, l'objet du paiement, le numéro et le nom du compte ainsi que le personne qui reçoit l'argent.  
Si des montants en espèces sont reçus par la poste, un reçu doit être préparé et envoyé à la personne qui a effectué le paiement et une copie doit être conservée par l'entreprise. C'est une bonne idée d'avoir deux personnes présentes lors de l'ouverture du courrier, car cela protège la personne qui s'en occupe. Il est important que, dans la mesure du possible, l'accès à l'argent liquide soit limité à quelques personnes ou mieux encore à une seule personne. Cela signifie qu'ils sont responsables de l'argent.

Les risques de détournement de liquidités sont nombreux s'il n'y a pas de système bien organisé de contrôle interne en place. Il existe différentes suggestions de contrôle interne en ce qui concerne les paiements en espèces. Les paiements par chèque, l'émission de chèques barrés, le carnet de chèques non utilisé, l'autorisation appropriée, l'enregistrement dans le livre de caisse, l'acceptation correcte des pièces justificatives, etc. sont la suggestion pour le contrôle interne. Tous les paiements, dans la mesure du possible, à l'exception de la petite caisse, doivent être effectués par chèques. Les chèques doivent être croisés avant leur expédition. Les chéquiers inutilisés doivent être gardés sous contrôle par un fonctionnaire responsable de peur qu'ils ne soient utilisés en falsifiant la signature des agents.

Avant qu'un chèque ne soit émis, il doit être présenté avec le compte du bénéficiaire à un agent responsable pour sa signature. Le caissier ne doit pas sanctionner les paiements de nature spéciale. Les administrateurs devraient le faire. Un contrôle interne devrait être exercé sur la préparation des fiches de salaires afin d'éviter les fraudes et les manipulations. Dès que le paiement est effectué, il doit être enregistré dans le livre de caisse. Toutes les pièces justificatives de paiement doivent être classées et classées par ordre d'apparition afin de faciliter le contrôle ultérieur par les commissaires aux comptes.

Diverses mesures sont prises pour renforcer le contrôle interne de la trésorerie. Le premier élément est la séparation des tâches. Selon cet élément de contrôle, aucune personne ne devrait avoir un ensemble de devoirs qui peuvent l'aider à détourner les actifs de la société. Deuxièmement, pour le transfert d'actifs physiques, une autorisation appropriée devrait être requise. Troisièmement, les devoirs et les responsabilités des employés doivent être clairement définis et communiqués. Une documentation est requise pour toutes les transactions effectuées. Les entreprises doivent avoir des politiques pour sécuriser les liquidités, et le rapprochement bancaire est très nécessaire. De plus, afin de déterminer le contrôle interne sur la trésorerie d'une entreprise, des ratios tels que le ratio de liquidité, le ratio de solvabilité et le fonds de roulement doivent être calculés.

Un système de comptabilité systématique, avec surveillance de toutes les transactions en espèces, comme les entrées et sorties, les authentifications et les niveaux d'approbation en place.