Quel devrait être le contrôle interne des encaissements ?

Lorsque l'argent est reçu, il doit être reconnu au moyen d'un reçu imprimé qui doit avoir un talon ou un reçu carbone. Le reçu doit être numéroté consécutivement. Le reçu non utilisé doit être annulé et ne doit pas être détaché de la souche. Aucune souche vierge ne doit être acceptée. Dès que l'argent est reçu, il doit être inscrit dans un livre de caisse ou une laiterie.

Les envois de fonds doivent être ouverts par le caissier en présence d'un agent responsable. Tous les chèques reçus doivent être barrés. Les caisses automatiques ou caisses enregistreuses sont très utiles pour vérifier les reçus. Tous les reçus de la journée doivent être déposés à la banque en fin de journée ou le lendemain matin. L'état de rapprochement bancaire doit être préparé fréquemment par le caissier et aussi par quelqu'un d'autre. Le caissier ne devrait avoir aucun contrôle sur les grands livres.

La petite caisse devrait être organisée dans le cadre du régime d'avances. Les méthodes d'enregistrement de la trésorerie doivent être organisées de manière à réduire au minimum les risques de détournement. Si les voyageurs sont autorisés à percevoir de l'argent au nom de l'entreprise, la délivrance des reçus par eux et les dépôts de ces fonds à la banque doivent être soigneusement contrôlés.

Le contrôle interne de la trésorerie est la séparation des fonctions de trésorerie. Le fait d'être la personne qui paie l'argent ne réconcilie pas la caisse. La personne qui réconcilie la caisse n'émet pas le nouveau chèque pour la caisse et n'effectue pas le dépôt bancaire d'espèces à la banque. C'est en séparant les différentes fonctions de l'argent liquide, compter, faire des dépôts, etc., que l'on contrôle le maniement de l'argent liquide. Étant donné que l'argent liquide est par nature un actif à haut risque car il a tendance à disparaître et est facilement pris, les rôles de ceux qui manipulent l'argent liquide sont séparés, transférant ainsi la responsabilité à différentes personnes et minimisant ainsi les risques de collusion et de vol.

Quels contrôles internes sont présents lorsqu'un caissier reçoit de l'argent et utilise une machine qui éjecte des billets numérotés en série et les donne au client et ce client remet le billet au portier dans un théâtre ?