Qu'est-ce que le système de bons ?

Un système largement utilisé pour établir un contrôle interne sur les décaissements en espèces
est un système de bons. Dans un système de bons typique, le service comptable est responsable de l'approbation des paiements en espèces et de l'enregistrement des transactions. Lors de l'approbation d'une dépense, le service comptable examinera les pièces justificatives telles que la facture du fournisseur, le bon de commande et le rapport de réception.

Une fois le paiement approuvé, le service comptable signe un bon autorisant le paiement et enregistre la transaction dans les registres comptables. (Les autres noms du bon incluent le formulaire d'approbation de facture et l'autorisation de chèque. Le bon et les pièces justificatives sont ensuite envoyés au trésorier ou à un autre fonctionnaire au service des finances. Ce fonctionnaire examine le bon et les pièces justificatives avant d'émettre le chèque.

Lors de la signature du chèque, le justificatif et les pièces justificatives sont perforés ou estampillés « PAYÉ » afin d'éliminer toute possibilité de leur présentation ultérieure à l'appui d'un autre chèque. Notez que ni le personnel du service comptable ni le personnel du service financier ne sont en mesure d'effectuer des décaissements en espèces non approuvés. Le personnel comptable, qui approuve et enregistre les décaissements, n'est pas autorisé à signer les chèques. Le personnel du service financier, qui émet et signe les chèques, n'est autorisé à émettre un chèque que s'il a préalablement reçu un justificatif d'autorisation du service comptable.

Ce système exige que chaque passif soit enregistré dès qu'il est encouru et que seuls les chèques soient utilisés pour le paiement des passifs approuvés.