Chaque entreprise, qu'elle fabrique et vende des produits ou qu'elle fournisse un service, a besoin de ressources pour mener ses activités efficacement. Le cycle de la dépense (CE) est un processus, ou plutôt une séquence de processus connexes, liés à l'acquisition de certaines immobilisations, composants manufacturés ou matières premières et à l'utilisation de la main-d'œuvre, ou main-d'œuvre, nécessaire pour atteindre le but final, à savoir vendre le produit fini.
L'EC peut donc être décrit comme une séquence d'événements menant de la décision qu'il faut quelque chose au paiement final de l'article requis. Cette séquence varie d'une entreprise à l'autre, en fonction de la complexité et de la taille d'une organisation donnée. Dans la plupart des grandes entreprises, l'EC consiste en un protocole défini impliquant une série d'étapes spécifiques. Un aperçu de base de ces étapes est donné ci-dessous.
La première étape est la demande d'achat. Il s'agit d'un document rempli par n'importe quel département au fur et à mesure que des éléments particuliers sont requis. Il est ensuite transmis au service achats (DP) pour approbation.
Une fois que le PD a approuvé la demande, un bon de commande est créé. Des copies de cette commande sont distribuées au fournisseur concerné, au service destinataire de l'article et au service comptabilité (AD).
A la livraison, le service réceptionnaire établit un procès-verbal de livraison et en transmet une copie à l'AD. L'AD comparera ensuite le bon de commande, le bon de livraison et la facture reçue du fournisseur. Si tous les montants correspondent, un créditeur est enregistré, l'inventaire est ajusté et la facture est approuvée.
Tous les documents sont ensuite envoyés au service de trésorerie dans ce qu'on appelle un pack de bons. La trésorerie prépare et signe ensuite un chèque, marque tous les documents comme payés et les renvoie à l'AD.