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Il existe plusieurs manières de constituer un budget. La construction d'un budget n'est pas une science dure et reste une estimation globale. Budgétiser un exercice ou une opération ou quoi que ce soit d'autre signifie allouer des sommes d'argent soit à vos dépenses, soit à vos revenus. Par exemple, si vous exploitez un restaurant, vous pouvez compter comme coût : Énergie/marchandises (électricité, gaz, eau..), salaires, loyer des locaux, licence, achat de matériel...Évidemment, votre seule source de revenu serait être ce que les clients paieraient pour leurs repas. Maintenant, si vous dirigez l'entreprise juste après ce qui s'est passé l'année précédente, vous allouerez probablement les mêmes chiffres prospectifs avec une augmentation pour éventuellement l'inflation ou de nouvelles taxes ou augmentations de salaires. Cette méthode semble très simple, le problème étant qu'elle est un peu trop éloignée de la réalité.
Ne prétendant pas que la budgétisation flexible est un « vrai » outil de budgétisation, mais le modèle est plus susceptible de s'adapter à tout écart (appelé variance) par rapport au scénario attendu.
Si vous reprenez l'exemple du restaurant et décidez de réduire vos coûts. Vous pouvez définir un coût moyen d'électricité, d'eau, de consommation, de salaire par menu servi. C'est une vision très réductrice de la situation, mais je suis sûr que vous trouverez vous-même un meilleur exemple.
Maintenant si mon nombre de clients n'est pas à la hauteur des attentes (disons qu'il y a des travaux de voirie dans la rue ou que nous sommes actuellement frappés par une crise financière brutale et inattendue). Il est probable que les coûts d'exploitation augmenteront et que les revenus diminueront. C'est pourquoi la budgétisation flexible associe une variation à chaque poste budgétaire.
Dans le second scénario, nous pourrions être confrontés à la fois à la désertion des clients (ce qui signifie une diminution des revenus) et à l'augmentation des matières premières (l'inflation). Dans ce cas, vous pourriez réviser ou anticiper sur les affaires futures et réviser votre budget en fonction de votre écart de coûts.