Vous pouvez consulter un exemple de formulaire de proposition de soumission pour l'entretien des bâtiments de la ville de Durham, en Caroline du Nord, en visitant :
www.ci.durham.nc.us/departments/purchasing/bids/PWOC_hvac_bi .
Selon
eHow.com , une entreprise de nettoyage ou une entreprise d'entretien peut être invitée à soumettre une proposition avant d'être embauchée pour gérer l'entretien d'un bâtiment. Cette proposition donne à l'entreprise, propriétaire de l'immeuble, la possibilité d'évaluer les mérites et les capacités d'un certain nombre de fournisseurs de services et d'options de services différents avant de choisir lequel choisir.
Les éléments les plus importants qui doivent être inclus dans un formulaire de proposition de soumission de cette nature sont :
• L'étendue du travail - décrivant exactement les tâches et les travaux que vous avez accepté d'effectuer. Cela devrait inclure des travaux de réparation et des mesures préventives conçues pour empêcher les problèmes de se produire en premier lieu.
• Responsabilité - l'entreprise qui embauche voudra être rassurée, qu'elle ne sera pas tenue responsable dans le cas où un préposé à l'entretien se blesserait dans l'exercice de ses fonctions et que l'entreprise d'entretien assume l'entière responsabilité de ses employés. Étant donné que l'entreprise d'entretien aura accès au bâtiment, l'entreprise d'embauche peut vouloir des assurances relatives au vol et au vandalisme.
• Pénalités et frais - il doit y avoir des accords spécifiques sur les coûts des services (vous devez les détailler) et quelles pénalités fixes s'appliqueront au cas où les travaux ne seraient pas terminés dans les délais.
Deux livres recommandés pour plus d'informations sont :
• 'Building Maintenance' de Brian Wood (
www.amazon.com/Building-Maintenance-Brian-Wood/dp/1405179678 ).
• « Le guide du gestionnaire d'installations sur les finances et la budgétisation » par David Cotts et Edmond Rondeau (
www.amazon.com/Facility-Managers-Guide-Finance-Budgeting/dp/ ).