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Hay varias formas de elaborar presupuestos. La elaboración de un presupuesto no es una ciencia sólida y sigue siendo una estimación general. Presupuestar un ejercicio u operación o lo que sea que signifique asignar cantidades de dinero para sus gastos o sus ingresos. Por ejemplo, si tienes un restaurante, puedes contabilizar como costo: Energía / commodities (electricidad, gas, agua ...), salario, alquiler de local, licencia, compra de materiales ... Obviamente, tu única fuente de ingresos sería sea lo que los clientes pagarían por sus comidas. Ahora bien, si dirige el negocio simplemente siguiendo lo que sucedió el año anterior, probablemente asignaría las mismas cifras prospectivas con un incremento por posiblemente inflación o nuevos impuestos o aumento de salarios. Este método parece muy sencillo, el problema es que está demasiado lejos de la realidad.
Sin pretender que la presupuestación flexible es una herramienta de presupuestación "real", pero es más probable que el modelo se ajuste a cualquier desviación (llamada variación) del escenario esperado.
Si vuelve a tomar el ejemplo del restaurante y decide desglosar sus costos. Puede definir un costo promedio de electricidad, agua, ngrdient, salario por menú servido. Ésta es una visión muy reduccionista de la situación, pero estoy seguro de que usted mismo encontrará un ejemplo mejor.
Ahora bien, si mi número de clientes no está a la altura de las expectativas (digamos que hay obras viales en la calle o que actualmente estamos golpeados por una crisis financiera brutal e inesperada). Es probable que los costos operativos aumenten y que los ingresos disminuyan. Esta es la razón por la que la presupuestación flexible atribuye variaciones a cada puesto presupuestario.
En el segundo escenario, podríamos estar enfrentando tanto la deserción de clientes (lo que significa una reducción de los ingresos) como el aumento de las materias primas (inflación). En este caso, podría revisar o anticipar el negocio futuro y revisar su presupuesto de acuerdo con la variación de costos.